1.  OBJETIVO 

CTAIMACAE es un Software as a Service diseñado para facilitar a nuestro cliente la gestión preventiva de los requisitos en materia de coordinación de actividades empresariales (RD171/2004) y coordinación de seguridad y salud (RD 1627/1997), así como los requisitos exigidos por otros departamentos (medioambiente, calidad, compras, compliance, seguridad, responsabilidad social,RGPD) establecidos por el cliente.  

La aplicación está diseñada para cumplir de forma integral con los deberes que definen ambas normativas por todas las partes implicadas (trabajadores propios, proveedores, clientes y visitas) beneficiando a cada uno de ellos en cuanto a: 

• reducir el tiempo y los recursos destinados a la coordinación de actividades empresariales. 
• acceder rápidamente mediante un entorno universal como es Internet, así como un uso fácil e intuitivo de la aplicación sin necesidad de instalación previa 
• unificar los canales de comunicación bidireccional entre su empresa y los contratistas y/o clientes 
• estandarizar los métodos de envío, recepción y validación de documentos entre los distintos gestores de contratos y departamentos que interactúan con las empresas externas) 
• centralizar la gestión documental y verificar el cumplimiento de los requisitos documentales antes de la ejecución de los trabajos  
• disponer de la información permanentemente actualizada mediante avisos automáticos de caducidad de documentos y de forma instantánea, facilita el acceso a la información ante auditorías e inspecciones. 
• supervisar el cumplimiento de los requisitos exigidos a los contratistas durante la ejecución de sus trabajos dentro de las instalaciones de su empresa 
• facilitar el control exhaustivo de la cadena de subcontratación 
• controlar el acceso de contratistas a las instalaciones de su empresa, de forma que se permita la entrada únicamente a contratistas que cumplan con todos los requisitos 
• evaluar el histórico sobre el comportamiento y grado de cumplimiento de los requisitos por parte de cada contratista y otro tipo de información que podrá ser considerada en la renovación de contratos o re-homologación de la empresa 
• disponer de un archivo de documentos históricos del contratista ordenadamente custodiado. 
• asegurar la seguridad en el tratamiento de la información, pues el software se ha desarrollado conforme a los protocolos de seguridad informática. 
• mantener la confidencialidad de la información contenida en la aplicación mediante la designación y restricción de permisos de cada usuario. 
• integrar con el sistema de control de accesos a las instalaciones que la empresa tenga ya instalado  proporcionar la posibilidad de ampliación del software o de conexión con otros programas para la gestión de pedidos, homologación de proveedores, control de incidencias, etc.

2. ¿QUÉ NOS HACE DIFERENTES?  

• Primer software en el mercado para dar cumplimiento íntegro a la normativa de Coordinación de Actividades Empresariales, más allá de la gestión documental, lo que proporciona una gran tranquilidad a nuestro cliente ante inspecciones, accidentes y juicios. 
• CTAIMA CAE en datos:  
• Más de 600 clientes en 9 países confían en nosotros /Más de 125.000 usuarios, 210.000 empresas y 1.000.000 trabajadores gestionados 
• Al contratar nuestro software te beneficias de nuestro conocimiento como consultora experta no sólo en Coordinación de Actividades Empresariales sino en las áreas de Calidad, Medioambiente, PRL, Seguridad Industrial, Compliance y RGPD 
• Equipo de profesionales con amplia experiencia en implantaciones en múltiples sectores y tipos de empresa que te acompañan en tu proyecto. 
• CTAIMA CAE se adapta a tu modelo de Coordinación, siempre orientándote hacia la mejora continua.

3. SOFTWARE CTAIMA CAE  

3.1 CUOTA DE SUSCRIPCIÓN, Incluye:  

Licencia de uso para el contratante y para el máximo de empresas externas y sus correspondientes recursos internos (trabajadores, vehículos y equipos de trabajo) 

• Usuarios del cliente ILIMITADOS  
• Disponibilidad de memoria ILIMITADA 
• Curso online sobre “Uso y configuración de CTAIMA CAE” siempre disponible
• Software CTAIMA CAE disponible 365 días/año y 24 horas/día   
• Disponible en 7 idiomas: castellano, catalán, inglés, portugués, italiano, alemán y francés. 
• Garantía de integridad de la información, respaldo y disponibilidad del servicio, de acuerdo con nuestras Condiciones de Servicio. 
• Mantenimiento correctivo y gestión de incidencias de CTAIMA 
• Ayuda contextual en pantalla y preguntas frecuentes  
• Incorporación de mejoras evolutivas del software por iniciativa de CTAIMA  
• Formación básica en el RD171/04 sobre Coordinación de Actividades Empresariales para todos los usuarios internos y contratistas (usuarios ilimitados) 
• Biblioteca de legislación en PRL permanentemente actualizada para todos los usuarios internos y contratistas (usuarios ilimitados)

3.2 PRESTACIONES INCLUIDAS:

PARA TI:  

Asesoramiento continuo sobre nueva normativa de aplicación:  

Software preconfigurado con las recomendaciones de CTAIMA respecto a la solicitud documental, conforme a las actualizaciones normativas: si hay algún cambio normativo, te avisamos 

Posibilidad que el cliente adapte y/o incluya requisitos propios de su empresa Configurable conforme a la estructura organizativa de tu empresa:  

• Estructura en el software según nivel requerido por cada cliente: sociedades, centros, zonas, … 
• Gestión de contratos vinculados con los niveles definidos por el cliente 
• Control de la cadena de subcontratación

Gestor documental avanzado: 

• Solicitud de documentos por tipo de servicios, por centro, por tipo/rol de trabajador, por vehículo y por equipo de trabajo 
• Envío de documentos de información (corporativos) y acuse de lectura empresas contratistas 
• Distribución automática e instantánea de nuevas versiones documentos de información 
• Custodia documental parametrizable por tipo de documento 
• Subida única de documentos en caso de documentos comunes en configuraciones multicentros 
• Gestión de estado de la documentación: documentos pendientes de adjuntar, pendientes de validar, validados o invalidados 
• Preavisos por caducidad de documentos 
• Aviso en caso de invalidación de documentos 
• Histórico de documentos custodiados por tiempo indicado por el cliente

Gestión avanzada de usuarios del cliente: 

• Identificación de los departamentos, perfiles y usuarios pertenecientes a la organización con posibilidad de personalización de los permisos de acceso y acción

Control accesos: 

• Consulta de estado de los accesos a los centros de trabajo en tiempo real para los trabajadores, vehículos y equipos de trabajo 
• Autorizaciones temporales de acceso para trabajos urgentes o excepcionales 
• Bloqueo de acceso de trabajadores por penalizaciones o prohibiciones

Indicadores: 

• Evaluación desempeño: % cumplimiento de las empresas contratistas en base al estado de la documentación 
• Informes con datos de la plataforma en tiempo real

Otros:  

• Envío masivo de emails a través del apartado comentar 
• Consulta de estado de variables del software por pantalla

PARA TUS CONTRATISTAS:  

Cuadro de mando (DASHBOARD):  

• Botón de estado para consultar el acceso a las instalaciones del cliente 
• Información del nivel de cumplimiento de documentos requeridos por el cliente 
• Calendario caducidades o acciones a realizar sobre documentos, contratos… 
• Botones de acceso rápido a acciones concretas (consultar contratos, leer documentos información, gestionar recursos…)

Gestión recursos de la empresa: 

• Identificación, altas y bajas de los trabajadores, vehículos y maquinaria con acceso al cliente 
• Vinculación a roles (capacitaciones específicas) y a contratos del cliente 
• Control de la cadena de subcontratación (según modalidad seleccionada por el cliente)

Gestor documental: 

• Acceso a los documentos de información de cliente 
• Subida de documentos por tipología (empresa, trabajador, vehículo y maquinaria) 
• Carga simultanea de documentos en varios clientes 
• Consulta de los documentos a punto de caducar y preavisos por caducidad de documentos 
• Aviso en caso de invalidación de documentos       

Acceso a cliente:  

• Consulta de los accesos a los centros de trabajo del cliente

Informes: 

• Informes con datos de la plataforma en tiempo real (estado documento, estado accesos, documentos a punto de caducar…)

Otros:  

• Multiusuarios para contratistas (disponibilidad de licencia usuario adicional simple y avanzada)

CTAIMA CAE dispone de un catálogo de más de 35 prestaciones adicionales y servicios complementarios. 

Consulta tus necesidades con nuestro equipo y te daremos la mejor solución.

4. IMPLANTACIÓN DE PROYECTO 

ONLINE: Reunión Kick Off por videoconferencia. Online para todos los usuarios del cliente.

PUESTA EN MARCHA DEL SERVICIO

Reunión de presentación ONLINE para definir conjuntamente los pasos a seguir para la ejecución del proyecto: establecimiento de los interlocutores por parte de ambas empresas, canales de comunicación, plazos previstos para la implantación según disponibilidad del cliente y otra información necesaria para el inicio del proyecto. Incluido siempre, máximo 2 h. 

CONFIGURACIÓN DE CTAIMA CAE  

Configuración A DISTANCIA en la que un consultor de CTAIMA parametrizará el software con la información previamente solicitada al cliente: estructura jerárquica/centros del cliente, servicios contratados, roles de trabajadores y documentos vinculados para cada uno de los apartados hasta la completa parametrización de la plataforma. Máximo 8 horas. 

CARGA INICIAL DE DATOS 

Carga de datos a distancia que incluye la subida de todos los datos necesarios para el inicio del proyecto, una vez el software ya ha sido configurado: documentos información del cliente, alta de usuarios internos, alta de empresas contratistas y contratos.  

FORMACIÓN USUARIOS  

Formación básica en el RD171/04 sobre Coordinación de Actividades Empresariales: CTAIMA pone a disposición de todos los usuarios internos y contratistas el curso Básico de CAE a través de CTAIMA Academy para que todos conozcan los requisitos normativos solicitados por el RD 171/2004 y entiendan porqué se ven implicados en el proyecto de implantación o uso de CTAIMA CAE. 

Incluido siempre. Usuarios ilimitados. 

ATENCIÓN DE CONSULTAS

Soporte de consultas para atender las consultas de cualquier usuario interno del cliente sobre uso y configuración de CTAIMA CAE. Incluido en la cuota de alta. Para consultas y peticiones una vez superados os 3 meses iniciales, el cliente podrá contratar opcionalmente SERVICIOS DE SOPORTE (véase Anexo de

Prestaciones y Servicios) 

5. RGPD Y CONFIDENCIALIDAD

GRUPO CTAIMA cumple con las obligaciones del Reglamento General de Protección de Datos 2016/679 (RGPD) vigente a partir del 25 de mayo del año 2018. En consecuencia, los datos personales facilitados para la confección de nuestra oferta comercial son tratados con absoluta confidencialidad. Siempre podrá ejercer su derecho de acceso, rectificación, supresión, portabilidad, limitación y oposición dirigiéndose a los datos del responsable CTAIMA Outsourcing&Consulting S.L., en la C/ Salvador Espriu, 18, 43007 de Tarragona, y que al proveer de servicios que podrán implicar el acceso a datos de la responsabilidad del Cliente, queda configurado como Encargado de Tratamiento. En este sentido, CTAIMA garantiza que sólo accederá a dichos datos personales siempre que sea estrictamente necesario para el desarrollo o cumplimiento del objeto y finalidad del acuerdo comercial que mantienen ambas entidades y siempre bajo las instrucciones que le proporcione el Responsable del Tratamiento, indicamos que de concretarse la relación contractual posterior a la presente oferta se suscribirá un CONTRATATO DE ENCARGADO DE TRATAMIENTO, según la exigencia del artículo 28.3 del Reglamento General de Protección de Datos (UE 2016/679).             

6. VIGENCIA DE LAS CONDICIONES DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO  

Las condiciones técnicas de prestación descritas en el presente documento se mantendrán vigentes e inalterables mientras el contrato comercial esté vigente, excepto que exista acuerdo de ambas partes para modificar las especificaciones de la prestación del servicio.   

Mediante la presente, el cliente manifiesta conocer las especificaciones técnicas del software CTAIMA CAE que ofrece CTAIMA Outsourcing&Consulting S.L. 

CTAIMA Outsourcing & Consulting S.L. – Condiciones Técnicas CTAIMA CAE Rev.06/2021

Copyright © CTAIMA Outsourcing & Consulting, SL es propietario de este contenido, por lo que se prohíbe su reproducción total o parcial. El incumplimiento de la presente la faculta para interponer las acciones legales pertinentes.  

1.  OBJ­ETIVO

CTAIMALEGAL es la unión de un servicio jurídico-técnico personalizado y de un potente software que facilita la garantía de cumplimiento normativo.

Nuestros consultores expertos se encargan de la actualización e identificación de la legislación aplicable a tu centro de trabajo. Estos requisitos legales exigibles se recopilan en nuestro software CTAIMALEGAL, cuyas múltiples prestaciones te permitirán la centralización de la información, el seguimiento, control y una fácil gestión del cumplimiento legal de tu organización.

CTAIMALEGAL ha sido concebido para:

• Superar auditorías e inspecciones con éxito
• Reducir el tiempo y los recursos destinados al control del cumplimiento legislativo
• Acceder rápidamente mediante un entorno universal como es Internet, así como un uso fácil e intuitivo de la aplicación sin necesidad de instalación previa
• Centralizar la información relativa a los requisitos legales y unificar los canales de comunicación entre los departamentos de tu empresa
• Unificar los métodos de aviso y alerta de trámites o gestiones relacionadas con los requisitos legales
• Custodiar una copia digitalizada de los documentos relacionados con los requerimientos legales (autorizaciones, permisos, planos, memorias, informes, …)
• Facilitar el acceso a la información ante auditorías e inspecciones
• Conocer el estado de cumplimiento legal de la empresa de forma genérica, por área, vector o departamento mediante un simple clic
• Controlar los procedimientos o políticas internas de los que sustraen requisitos
• Reportar fácilmente mediante informes prediseñados
• Asegurar la seguridad en el tratamiento de la información, pues el software se ha desarrollado conforme a los protocolos de seguridad informática
• Mantener la confidencialidad de la información contenida en la aplicación mediante la designación y restricción de permisos de cada usuario
• Integrar con otros programas de la empresa (p.ej. GMAO, compras, homologación,…)
  

2. ¿QUÉ NOS HACE DIFERENTES?

CTAIMALEGAL ha sido desarrollado por un equipo mixto de abogados, ingenieros, consultores, auditores e informáticos que trabajan conjuntamente para presentar la información de la forma en la que el usuario final la puede necesitar para su día a día o para momentos clave, como pueden ser las inspecciones o las auditorías. Al alto nivel de conocimiento jurídico que aportan los abogados se suma el know-how práctico de los consultores y el conocimiento en últimas tecnologías seguridad informática por parte de los perfiles técnicos.

CTAIMALEGAL es de interés para cualquier empresa que quiera cumplir exhaustivamente con la legislación y que desee un servicio que le facilite esta difícil tarea, pero además, debido a nuestra experiencia como auditores, nuestra solución está pensada especialmente para aquellas empresas certificadas en ISO 9001, ISO 14001, EMAS, ISO 45001, UNE 19601, ISO 50001 u otras normas internacionales. Conocemos la dificultad de las empresas por estar al día de tantísima legislación, de los continuos cambios, del esfuerzo económico que a veces supone la adaptación a la normativa, así como la dificultad de conocer si todos y cada uno de los departamentos velan por el cumplimiento legal. Es fundamental para cualquier empresa disponer de una fuente de información legislativa actualizada y fiable, así como de un servicio ágil de consulta que pueda atender cualquier duda que tengas. CTAIMALEGAL es el software que te permite disponer de toda esta información personalizada, centralizada y accesible.

Estar al corriente de la nueva normativa de aplicación es primordial, pero sabemos que aquí no acaba la gestión de una empresa entorno al cumplimiento normativo. Los responsables de una organización deben disponer de un sistema que les permita conocer fácilmente el nivel de cumplimiento legal a tiempo real y establecer medidas de gestión que converjan en garantizar la legalidad de forma íntegra y continua: la accesibilidad a la información, la estructuración de requisitos (por centros, departamentos, cargos…), los múltiples sistemas de visualización del estado de cumplimiento (calendario, semáforos, dashboards,…), el despliegue de medios para avisos y alertas, el registro de evidencias de cumplimiento, la custodia de documentos oficiales, la generación de informes en función de a quién van dirigidos, la importación/exportación de datos, o el control de los equipos e instalaciones son algunos de los puntos fuertes y diferenciales de nuestro software CTAIMALEGAL. Estas soluciones informáticas aportadas por CTAIMALEGAL, sumadas a un servicio fiable y personalizado basado en el conocimiento de la materia y de las instalaciones de cada cliente, hacen que nuestro asesoramiento sea el referente en el mercado español actualmente. La cartera de clientes y las recomendaciones de auditores de certificación o de entidades de inspección y control son el aval de la calidad de nuestros servicios.

3. ALCANCE LEGISLATIVO

Actualmente el servicio CTAIMALEGAL puede proveer la toda la legislación relacionada con las áreas:

• Medio ambiente
• Seguridad industrial
• Prevención de riesgos laborales
• Eficiencia energética

Todo ello, a nivel de normativa local, autonómica, estatal y europea.

El software tiene la posibilidad de incluir la normativa realacionada con las áreas descritas que es de aplicación a la actividad única de cada empresa (esta no se incluye en el alcance del servicio). También se puede incluir normativa de otros paises.

4. SOFTWARE CTAIMA LEGAL

4.1 CUOTA DE SUSCRIPCIÓN, incluye:

• Licencia de uso
• Número usuarios: dependiendo del nivel contratado 
• Disponibilidad de memoria ILIMITADA
• Curso online sobre “Uso y configuración de CTAIMALEGAL” y Guía de Usuario Online (vídeo)
• Hasta 10 consultas rápidas sobre normativa con el nivel élite
• Software CTAIMA LEGAL disponible 365 días/año y 24 horas/día
• Disponible en español, inglés y portugués
• Garantía de integridad de la información, respaldo y disponibilidad del servicio, de acuerdo con nuestras Condiciones de Servicio
• Mantenimiento correctivo y gestión de incidencias de CTAIMA LEGAL conforme nuestro Condiciones de Servicio
• Incorporación de mejoras evolutivas del software por iniciativa de CTAIMA
• Biblioteca de legislación permanentemente actualizada para todos los usuarios internos (usuarios ilimitados)

4.2 NIVEL DE SERVICIO

CTAIMALEGAL dispone de 2 niveles de servicio. Encontrarás los detalles en el Anexo 1. Elije el que mejor se adapte a tus necesidades o consúltanos si tienes dudas.

4.3  IMPLANTACIÓN DE PROYECTO

CTAIMA pone a disposición del cliente diferentes modalidades y fases de implantación para que el cliente seleccione la opción que se mejor se adapte a su organización:

Te explicamos cada fase y qué opciones de servicio existen:

PUESTA EN MARCHA DEL SERVICIO

• Comunicación de presentación ONLINE para definir conjuntamente los pasos a seguir para la ejecución del proyecto: establecimiento de los interlocutores por parte de ambas empresas, canales de comunicación, plazos previstos para la implantación según disponibilidad del cliente y otra información necesaria para el inicio del proyecto. Incluido siempre, máximo 1 h.

ENVIO DEL CHECK LIST

• Con el objetivo de personalizar los requisitos legales aplicables al sector empresarial, la actividad y la ubicación geográfica, enviamos este cuestionario descendiendo al detalle para asignar los diferentes requisitos legales que aplican a cada cliente de forma efectiva.

CONFIGURACIÓN DE CTAIMALEGAL

• Configuración A DISTANCIA en la que un consultor de CTAIMA parametrizará el software y asignará los requisitos legales con la información del CHECK LIST previamente CUMPLIMENTADA por el cliente y enviada a CTAIMA
• Configuración PRESENCIAL en la que un consultor de CTAIMA se desplaza a las instalaciones del cliente cumplimentar en conjunto el CHECK LIST. Esta modalidad permite discutir dudas del cliente y avanzar rápidamente con la parametrización del software. El número de jornadas dependerá de la complejidad del proyecto.

FORMACIÓN DE USO Y MANEJO CTAIMALEGAL INICIAL

• Se realiza la formación vía telefónica o videoconferencia sobre Uso y Manejo de la plataforma para el cliente, esta formación estará a disposición del cliente en la misma aplicación en la Guía de Usuario.

SERVICIO DE CONSULTAS

• Soporte de consultas legales básico (ASK ME) para atender las consultas de cualquier usuario interno del cliente y de acuerdo a los niveles de prestación sobre uso y configuración de CTAIMALEGAL con un número máximo de consultas/año en función del nivel de servicio contratado. Asimismo, el cliente podrá contratar opcionalmente SERVICIOS DE CONSULTAS LEGALES sobre los diferentes requisitos que le aplican.

5. RGPD Y CONFIDENCIALIDAD

El GRUPO CTAIMA cumple con las obligaciones del Reglamento General de Protección de Datos 2016/679 (RGPD) vigente a partir del 25 de mayo del año 2018. En consecuencia, los datos personales facilitados para la confección de nuestra oferta comercial son tratados con absoluta confidencialidad. Siempre podrá ejercer su derecho de acceso, rectificación, supresión, portabilidad, limitación y oposición dirigiéndose a los datos del responsable CTAIMA Outsourcing&Consulting S.L., en la C/ Salvador Espriu, 18, 43007 de Tarragona, y que al proveer de servicios que podrán implicar el acceso a datos de la responsabilidad del Cliente, queda configurado como Encargado de Tratamiento. En este sentido, CTAIMA garantiza que sólo accederá a dichos datos personales siempre que sea estrictamente necesario para el desarrollo o cumplimiento del objeto y finalidad del acuerdo comercial que mantienen ambas entidades y siempre bajo las instrucciones que le proporcione el Responsable del Tratamiento, indicamos que de concretarse la relación contractual posterior a la presente oferta se suscribirá un CONTRATATO DE ENCARGADO DE TRATAMIENTO, según la exigencia del artículo 28.3 del Reglamento General de Protección de Datos (UE 2016/679).

1.  OBJETIVO

El objetivo fundamental de la externalización de la gestión documental vinculada a contratistas es disponer de un servicio que facilite tanto a las empresas de servicios como al cliente el cumplimiento de los requisitos de la coordinación de actividades empresariales a nivel documental (RD 171/04), así como con los requisitos corporativos adicionales establecidos por el cliente.

• El outsourcing de la gestión documental ofrece muchas ventajas tanto para nuestro cliente como para el contratista, pero desde DCS S.L.  garantizamos:
• objetividad e imparcialidad en la validación documental y en la relación con el contratista
• la reducción del tiempo y de los recursos destinados a satisfacer la gestión de contratos por todas las partes implicadas
• rapidez de respuesta desde que el contratista carga el documento hasta que éste es gestionado
• accesibilidad a nuestros técnicos para cualquier consulta o aclaración
• transparencia, pues todos los movimientos quedan registrados en el programa
• información permanentemente actualizada sobre estado de cumplimiento

Toda la gestión documental estará soportada por el software online para la Coordinación de Actividades Empresariales que disponga el cliente, al que tendrán acceso todas las empresas de servicios, el personal de apoyo de DCS S.L. y por supuesto, los usuarios del cliente.

2.    ALCANCE DEL SERVICIO

• Servicio: REVISIÓN DOCUMENTAL en base a los criterios de validación acordados con el cliente
• Tiempo máximo para validación, en condiciones de normalidad - 48 h. (laborables)
• Idiomas – español
• Vídeos de tutoriales y ayudas contextuales al contratista

El servicio se basa en las 2 fases que se detallan a continuación:

Fase 1 - PUESTA EN MARCHA DEL SERVICIO

• Presentación de los criterios de validación y configuración de los mismos en el software online para la Coordinación de Actividades Empresariales. DCS presentará los criterios de validación al cliente e iniciará el servicio de gestión documental bajo estos criterios. En el caso que el cliente desee especificaciones personalizadas, podrá solicitar la modificación de estos criterios acorde a sus requerimientos. La validación con criterios personalizados tiene un coste distinto respecto la aplicación de criterios predefinidos
• Activación en el software que disponga el cliente de los informes de control del servicio (“Informes de validación documental”) para que el cliente pueda verificar en pantalla el número de documentos gestionados y las consultas que se han atendido desde DCS S.L. Esta activación sólo será posible si el software del cliente incluye esta prestación.
• Alta del equipo técnico de gestión documental y configuración de los perfiles de usuario por parte de DCS.
• Fase 2 - SERVICIO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
• Revisión de los documentos del contratista de acuerdo con los criterios de validación definidos por el cliente, que dará como resultado un “Documento validado” o “Documento Invalidado”
• Gestión de consultas al cliente cuando se producen situaciones de posible excepción en la aplicación de los criterios de validación (“Documento consultado”)
• Auditoría de los documentos validados por nuestros técnicos (control de calidad)
• Queda expresamente excluido cualquier otro servicio y o función de las que se han enumerado anteriormente.
• El servicio se prestará única y exclusivamente respecto los centros de trabajo previamente definidos y especificados por el cliente, quedando expresamente excluidos el resto de las instalaciones y/o centros de trabajo de los que fuera titular el cliente.

3. COSTE DEL SERVICIO

Existe un coste inicial único que se corresponde a la Fase 1 del servicio, descrito en el apartado anterior.

Los “Documentos validados” y “Documentos consultados” tienen los precios establecidos en la oferta correspondiente. A los “Documentos invalidados” y a las “Validaciones exprés” (en caso de ser contratado este servicio) se les aplica un incremento por implicar más trabajo a nuestro gestor documental.

4. FORMALIZACIÓN DEL PEDIDO

DCS S.L. podrá gestionar documentos que actualmente ya se suelen pedir en el ámbito de la coordinación de actividades empresariales, básicamente vinculados a:

• empresa (p.ej. póliza de responsabilidad civil…)
• empleados (p.ej. formación específica…)
• vehículos (p.ej. ADR, ITV,)
• equipos de trabajo (p.ej. marcado CE, …)

Además de otros posibles documentos solicitados por otros departamentos del cliente, tales como:

• homologación
• medio ambiente (p.ej. justificantes gestión final residuos…)
• calidad (p.ej. certificados de calidad…)
• compliance (aceptación código ético…)

5. ¿QUÉ FUNCIONES ASUME DCS S.L.?

El personal técnico de DCS S.L. gestiona la documentación conforme el contratista la carga en el software online para la Coordinación de Actividades Empresariales que disponga el cliente. Las funciones que asume DCS S.L. en este caso son:

1. Revisión de los documentos proporcionados por la empresa de servicios acorde con los criterios de validación y vigencia parametrizados en el software, dando como resultado un “Documento validado” o “Documento invalidado”. Para ello es imprescindible que en la Fase 1 del servicio, nuestro cliente defina por escrito cuáles son los criterios que desea que apliquemos para determinar si un documento es correcto.
2. DCS S.L. podrá proceder a la modificación de los criterios de validación, periodo de vigencia, tolerancia y frecuencia de avisos en el software previa petición por escrito del cliente.
3. El criterio de priorización de validación de los documentos será la fecha y hora de carga de los mismos por parte del contratista. Para garantizar al contratista que DCS S.L. tiene margen de tiempo para revisar su documentación, éste debe cargar todos los documentos 5 días laborables antes del inicio de la prestación de su servicio en las instalaciones del cliente para garantizar que ante posibles invalidaciones, el contratista tiene margen de tiempo para cargar nuevamente el documento corregido y DCS S.L. validarlo dentro del margen de tiempo acordado con el cliente.
4. DCS S.L. validará los documentos en un máximo de 24/48 horas laborables (se excluyen fines de semana y festivos) posteriores a la carga del documento por parte del contratista, en función de la opción escogida por el cliente. DCS S.L. se reserva el derecho de subcontratar personal de apoyo debidamente auditado, siempre realizando el servicio de validación documental a través de la propia plataforma CTAIMA CAE
5. Exclusión: DCS S.L. no garantiza la validación en el plazo contratado por el cliente cuando se producen situaciones excepcionales que generan más de un 10% de subida masiva de documentación por parte de las empresas contratistas. Ejemplos de este incremento de documentación pueden darse en el inicio del servicio de gestión documental, en paradas técnicas de mantenimiento o en obras y proyectos. El cliente queda obligado a comunicar a DCS S.L. situaciones de este tipo 1 mes antes del inicio de esta para que DCS S.L. pueda dimensionar correctamente los recursos necesarios.
6. En caso de invalidación de documentos, la justificación de la misma se comunicará al contratista a través de las “notas” que el software facilita y, además, desde el mismo software online para la Coordinación de Actividades Empresariales que disponga el cliente, se enviará un mail automático para informarle de la invalidación del documento y el motivo. Éste será el único canal de comunicación con este fin, para que quede registrado en el histórico del software todas las validaciones/invalidaciones y las notas justificativas.
7. Queda fuera del alcance del servicio por parte de DCS S.L. verificar que los documentos solicitados a nivel de trabajador sean suficientes o adecuados a la naturaleza de las tareas que éste realizará en las instalaciones del cliente, pues los roles del trabajador vienen determinados por el contratista -no por DCS-. Es responsabilidad del cliente comprobar que los roles, y en consecuencia los documentos solicitados, sean acordes a la naturaleza del servicio que presta el trabajador.
8. Documentos que consultar: en casos especiales o excepcionales es necesario que el gestor documental realice ciertas consultas con el titular antes de proceder a la validación/invalidación del documento. En estos casos el titular debe comunicar a DCS S.L. por escrito cómo desea que se proceda para el caso en cuestión. Este documento tendrá un coste adicional.
9. Gestión de documentación específica. En el caso que DCS, S.L. pueda gestionar documentos tales como, por ejemplo, la Evaluación de Riesgos, la Planificación de la Actividad Preventiva o la entrega de Equipos de Protección Individual de las empresas contratistas, será la empresa titular quien deba comprobar que se adecúa a la naturaleza de los trabajos a realizar en las instalaciones. Ello se debe a la imposibilidad de conocerlos por parte de DCS, S.L.
10. Consultoría sobre documentación/criterios de validación: servicio de asesoramiento al cliente en relación con documentación que se solicita en su plataforma CTAIMACAE.net y que proceda del estándar, así como propuestas de criterios personalizados. Se excluye la consultoría técnica en relación a qué documentos solicitar para autónomos, ETT, empresas extranjeras, construcción, etc. En caso de necesitar este servicio, consultar con el departamento comercial o su Key Account.

Servicios opcionales

1. Validación EXPRESS (servicio contratable a DCS tanto por el cliente como por parte del contratista): DCS dará prioridad a la validación de los documentos vinculados al servicio en cuestión de forma casi inmediata (máximo de 2 horas) dentro de horarios laborables establecidos. Para una petición de estas características recibida a las 17:00 h. -una hora antes de la finalización del horario del servicio-, DCS tendría pleno derecho a posponerla al día siguiente si la petición implica un volumen superior a 50 documentos, informando al titular. En tal caso, DCS S.L. estaría obligado a informar al cliente de la imposibilidad de prestar el servicio. La Validación EXPRÉS debe ser solicitada por el cliente puntualmente y como caso excepcional y la petición de este servicio será realizada por el interlocutor habitual del cliente, no admitiendo peticiones de otras personas aun siendo de la misma organización.  El documento gestionado en modalidad Validación EXPRES tiene un coste superior.
2. Criterios personalizados: en el caso que el cliente desee que se apliquen criterios personalizados de validación -o sea, distintos a los criterios predefinidos por DCS S.L.-, el coste del documento gestionado será superior.
3. Validación en otros idiomas: DCS ofrece la posibilidad de validar la documentación en otros idiomas. Consúltenos.
4. Help Desk a contratistas (servicio contratable a DCS tanto por el cliente como por parte del contratista): servicio de atención al contratista para consultas relacionadas con los motivos de invalidación de documentos, el uso del software, escaneo de documentos, naturaleza de los documentos solicitados, … Este servicio queda excluido del servicio general y se puede prestar a través de teléfono fijo o de correo electrónico (esta última opción únicamente disponible para el cliente) , dentro de los horarios de servicio establecidos en la presente oferta (De lunes a jueves de 8 a 18h y viernes de 8 a 15h). El cliente dispondrá del “Informe de Atención Telefónica”.
5. Activación envíos automáticos “seguimiento activo” a contratistas. Se trata de un servicio en el que, 5 días antes del inicio de su servicio en las instalaciones del cliente, se solicita a la empresa contratista que cargue los documentos requeridos, y también se informa al gestor de contrato de esta situación.
6. Consultoría sobre documentación/criterios de validación: servicio de asesoramiento al cliente en relación con documentación a entregar o solicitar en casos especiales (autónomos, ETT, empresas extranjeras, transportistas, construcción…), así como propuestas de criterios personalizados.
7. Creación de empresas contratistas y contratos en el software. Incluye la creación por parte de los técnicos de DCS, S.L. de las empresas contratistas y asociarles un contrato/servicio en la plataforma del cliente. Esta información será siempre facilitada y autorizada por el cliente, siendo el cliente el único responsable de que la información facilitada se corresponda con la naturaleza de los trabajos a prestar por el contratista.
   
8. Formación a contratistas: se recomienda dar una o varias sesiones de formación a los contratistas para que se familiaricen con los documentos que se solicitan a través del programa, entiendan porqué se les solicita, así como los criterios de validación y el método de trabajo que implica la externalización de la gestión documental. Esta formación puede ser presencial en las instalaciones de nuestro cliente o vía Webinar.

6. OBLIGACIONES DEL CLIENTE

Para que el servicio tenga el éxito deseado se requiere, a modo general:

1. Que el cliente –en todos sus centros- esté abierto a los cambios que se requieran en la metodología de gestión de contratistas vigente para poder adaptarla al nuevo método y soporte de gestión.
2. Que la rigurosidad en el control de accesos sea incuestionable, es decir, que no se proceda a autorizar la entrada a las instalaciones a aquellas personas, vehículos o máquinas que no estén autorizadas en el software.
3. Que las personas autorizadas a permitir el acceso a una empresa a las instalaciones a pesar de no cumplir con los requisitos lo hagan de forma extraordinaria y con justificación, sin que esta opción se convierta en una práctica habitual.
4. Que el cliente registre las empresas de servicios que van a actuar en cada centro en el software online para la Coordinación de Actividades Empresariales que disponga, la actividad que éstas van a realizar y el periodo del contrato, todo ello con un margen de tiempo –a definir conjuntamente- para que DCS S.L. y la empresa de servicios tengan tiempo suficiente para gestionar los documentos aplicables.
5. Que si el cliente desea que se apliquen criterios personalizados, éste defina por escrito los criterios de validación de cada documento de la forma más concisa posible (por ejemplo, para la cobertura mínima de la póliza de responsabilidad civil), y que estos criterios sean comunes para un mismo documento que puede ser solicitado por varios centros.
6. Que el cliente establezca mecanismos de control y procedimientos de revisión respecto la veracidad y autenticidad de la documentación exigida y aportada por las empresas contratadas, pues no corresponde a DCS el análisis y verificación de la autenticidad de los documentos aportados por los contratistas, más allá de la detección de burdas falsificaciones apreciables a simple vista sin ser necesaria una pericia especial y la correspondiente notificación de la incidencia al Cliente para la adopción de las medidas que estime convenientes ante la gravedad de los hechos.
7. Trabajo conjunto y comunicación directa y ágil entre el personal de DCS S.L. y el responsable de coordinación de actividades empresariales, del cliente, especialmente en los inicios del proyecto.
8. Que el cliente forme convenientemente a todos los contratistas sobre el uso del software, sobre los documentos solicitados y, ante todo, informe sobre los márgenes de tiempo de validación que cliente tiene acordado con DCS S.L.
9. Que el cliente recuerde al contratista que debe comprobar que se cumplen los criterios de validación antes de cargar un documento en el software, es decir, que es responsabilidad del contratista consultar estos criterios antes de cargar el documento.
10. Que el software online para la Coordinación de Actividades Empresariales que disponga el cliente y el servicio de apoyo de DCS S.L. sean las únicas vías de comunicación, envío y recepción de documentación vinculada a la coordinación de actividades empresariales, eliminándose los canales vigentes hasta el momento (fax, mail, papel…). En la fase inicial del proyecto puede darse un periodo de adaptación a los contratistas, de forma que durante este tiempo coexistirían ambos sistemas, pero que se elimine esta duplicidad de canales cuanto antes.
11. Que todos los usuarios del software (empresas de servicios, portería y usuarios de cliente) dispongan de Internet. En el caso de las empresas de servicios, éstas necesitarán además un escáner para poder digitalizar los documentos.
12. Que desde el momento en que se da de alta un contrato se dé margen suficiente de tiempo al contratista para cargar los documentos solicitados y a DCS S.L. para gestionarlos

VALOR AÑADIDO

¿Por qué externalizar la gestión documental? Aparte de las ventajas que se pueden atribuir al servicio de gestión documental tanto para el titular como para el contratista, descritas en el Apartado 1 del presente documento, la externalización de la gestión documental ofrecida por DCS S.L. aporta un gran valor añadido para nuestro cliente, resultado de la profesionalidad del servicio:

• Coherencia: los criterios de validación que se aplicarán a cada uno de los documentos han sido definidos y aprobados previamente por el titular y por DCS S.L. Esta definición será firmada por ambas partes y cualquier modificación de los criterios de validación implicarán una aprobación de nuevo por parte del titular. Con ello nos aseguramos que DCS S.L. se ciñe rigurosamente a los criterios de revisión documental que nuestro cliente desea.
• Información: si el software que utiliza el cliente así lo permite, los criterios de validación de cada uno de los documentos se configuran en el software online para la Coordinación de Actividades Empresariales que disponga el cliente y son visibles para el contratista, de forma que antes de colgar un documento el contratista puede comprobar de forma autónoma si cumplirá con los requisitos establecidos.
• Trazabilidad: si el software que utiliza el cliente así lo permite, el titular y el contratista saben en cualquier momento quién les ha validado/invalidado un documento, pues tienen en pantalla el nombre, correo electrónico y el teléfono de la persona que ha gestionado el documento.
• Motivos: podrá conocer el motivo por el que se le ha invalidado un documento, por lo que conoce perfectamente qué requisito incumple y le es más fácil gestionar la sustitución del documento por el correcto.
• Histórico: podrá conocer todo el histórico del documento, es decir, fecha y hora que fue cargado en el software online para la Coordinación de Actividades Empresariales que disponga el cliente por parte del contratista, persona, fecha y hora que fue validado/invalidado, fecha y hora que fue sustituido, …
• Profesionalidad: el servicio de gestión documental es realizado por un equipo mixto, que incluye administrativos y técnicos en prevención de riesgos laborales, formados convenientemente en la parte del software que visualiza el contratista para facilitar la resolución de consultas, formados estrictamente en coordinación empresarial para saber justificar al contratista porqué se le pide algún documento en particular y formados meticulosamente en los criterios de validación que nuestro cliente desea que sean aplicados.
• Control de calidad interno: para garantizar el nivel de servicio un segundo técnico de DCS S.L. realiza una revalidación al azar de un porcentaje de documentos ya validados por los propios técnicos de DCS S.L. Este es el motivo por el que a veces puede aparecer un documento validado dos veces por DCS S.L.
• Control de calidad por parte de nuestro cliente: el cliente puede auditar el servicio prestado por DCS S.L. revalidando documentos gestionados por nosotros y aplicando los criterios establecidos por él mismo.
• Transparencia: el servicio conlleva la generación de informes con unos indicadores interesantes para cliente, como pueden ser el tiempo promedio de gestión de DCS S.L., el porcentaje de documentos invalidados, el ranking de empresas con más invalidaciones, el ranking de documentos con mayor invalidación, …
• Organización del equipo técnico: cada cliente tiene asignado un “Responsable de servicio” por parte de DCS S.L., que actúa como interlocutor principal y que se hace cargo de transmitir los acuerdos al resto de técnicos implicados en la prestación del servicio con cliente en particular.
• Garantía de continuidad del servicio: incluso en los casos en los que la carga de trabajo de gestión documental de un cliente en particular requiere sólo un técnico, siempre hay un equipo de técnicos familiarizado con los criterios de validación de cliente, con su casuística y con las consultas habituales relacionadas. Esto garantiza la continuidad del servicio sin que la calidad del mismo se vea afecta.
• Metodología certificada: DCS S.L. dispone de procedimientos de trabajo de acuerdo con los criterios de las normas ISO 9001 y OHSAS 18001. En cualquier caso, DCS S.L. ofrece la posibilidad que nuestro cliente nos realice auditorías de segunda parte si lo considera oportuno.
• GRUPO CTAIMA forma parte AECER (Asociación Empresas por la Coordinación Empresarial Responsable) y participa activamente en el grupo de trabajo para la Integración de Plataformas cuyo objetivo es crear un Hub intermedio y neutral que recoja la documentación y datos de los clientes comunes y permita compartir esta información entre todas las plataformas integradas, de forma que los clientes introducen sus datos una sola vez y nuestro hub distribuye su información y documentos entre todas las plataformas integradas.

RGDP Y CONFIDENCIALIDAD

GRUPO CTAIMA cumple con las obligaciones del Reglamento General de Protección de Datos 2016/679 (RGPD) y Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos. En consecuencia, los datos personales facilitados voluntariamente serán tratados con absoluta confidencialidad y exclusivamente para presentarle nuestra propuesta de servicios y realizar su seguimiento y, enviarle información comercial de nuestros productos y servicios, inclusive por medios electrónicos. Sus datos se conservarán hasta la aceptación o no de la propuesta y/o solicitud de baja comercial. Siempre podrá ejercer su derecho de acceso, rectificación, supresión, portabilidad, limitación y oposición dirigiéndose a los datos del responsable CTAIMA S.L., en la C/ Salvador Espriu 18, 43007 de Tarragona o en delegado-datos@ctaima.it. En el supuesto de que el servicio implique el acceso a datos de la responsabilidad del Cliente, GRUPO CTAIMA garantiza que sólo accederá a dichos datos personales siempre que sea estrictamente necesario para el desarrollo o cumplimiento del objeto y finalidad del acuerdo comercial que mantienen ambas entidades y siempre bajo las instrucciones que le proporcione el Responsable del Tratamiento, indicamos que de concretarse la relación contractual posterior a la presente oferta se suscribirá un CONTRATATO DE ENCARGADO DE TRATAMIENTO, según la exigencia del artículo 28.3 del Reglamento General de Protección de Datos (UE 2016/679).

Para todos los efectos desde el Grupo CTAIMA se prohíbe la copia o reproducción parcial o total del conjunto de contenidos elaborados desde el Grupo que (toda la información como presentaciones, material de comunicación, ofertas, presentaciones, revistas, artículos, textos, imágenes, vídeos, gráficos, logos, o cualquier material de apoyo comercial como son los blog, páginas web, entre otros) están protegidos por derechos de propiedad intelectual, derechos de autor e industrial propiedad de CTAIMA Outsourcing & Consulting, SL.

Es preciso remarcar que el hecho que se permita el acceso al contenido de propiedad del Grupo CTAIMA no implica la renuncia, transmisión o cesión total ni parcial de dichos derechos, ni falta u otorga ningún derecho de uso, alteración, explotación, reproducción, distribución o comunicación pública sobre dichos contenidos sin la previa y expresa autorización específicamente otorgada a tal efecto por parte del GRUPO CTAIMA o del tercero titular de los derechos afectados.

En la misma línea, el Grupo CTAIMA es titular de los elementos que integran el diseño gráfico de su web, mailings, presentaciones, vídeos, post, fichas y materiales de apoyo comercial on-line y offline, los menús, botones de navegación, el código, los textos, imágenes, texturas, gráficos y cualquier otro contenido de la página web.

Todas las marcas, nombres comerciales o signos distintivos mostrados en los distintos materiales y contenidos son propiedad del GRUPO CTAIMA y, previamente requieren la autorización por el representante legal debidamente autorizado. El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones asumidas en la presente faculta al Grupo CTAIMA, parte perjudicada por el incumplimiento, a reclamar los daños y perjuicios causados mediante la interposición de una demanda judicial frente a la jurisdicción de los Jueces y Tribunales de Tarragona, con expresa renuncia a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

VIGENCIA DE LAS CONDICIONES DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO

Las condiciones técnicas de prestación descritas en el presente documento se mantendrán vigentes e inalterables mientras el contrato comercial esté vigente, excepto que exista acuerdo de ambas partes para modificar las especificaciones de la prestación del servicio.  

Mediante la presente, el cliente manifiesta conocer las especificaciones técnicas de prestación del servicio “Gestión Documental” que ofrece Document Control Solutions S.L

Document Control Solutions S.L. Condiciones Técnicas GD Rev.06/2021

Copyright © Document Control Solutions, S.L.., es propietario de este contenido, por lo que se prohíbe su reproducción total o parcial. El incumplimiento de la presente la faculta para interponer las acciones legales pertinentes. Document Control Solutions, SL

1.  OBJETIVO

El servicio de GESTIÓN DOCUMENTAL EN PLATAFORMAS CAE es un servicio INTEGRAL que facilita a tu empresa el cumplimiento de los requisitos de la coordinación de actividades empresariales a nivel documental (RD 171/04), así como con los requisitos corporativos adicionales establecidos por el cliente, mediante la actualización permanente de la documentación de tu organización y la de tus contratistas en las plataformas CAE (u otros canales) que los clientes te exijan. 

El objetivo fundamental del servicio de gestión documental en plataformas CAE es facilitar los accesos de tus empleados y contratistas a las instalaciones de tus clientes, manteniendo la documentación que te exigen siempre actualizada y validada en sus respectivas plataformas CAE, evitando así el desplazamiento o la pérdida de tiempo de los empleados en los accesos de los clientes, con el coste que ello supone y la mala imagen a nivel de empresa. 

La externalización del servicio supone unas ventajas muy significativas:

• Equipo profesionalizado y dedicado en exclusiva a la coordinación, por lo que en el día a día no se imponen otro tipo de responsabilidades o tareas.
• Tu organización no se verá obligada a ampliar la estructura organizativa para dar cumplimiento a la coordinación de actividades empresariales.
• Asumimos las cargas de trabajo estacionales que pueden producirse durante el transcurso del mes o durante el año sin necesidad que el cliente tenga que ampliar su estructura.

Se ha priorizado que el servicio beneficie al cliente en:

• La reducción del tiempo y de los recursos dedicados en tareas que no aportan valor a su negocio.
• Único canal de comunicación entre el cliente y sus empresas contratistas/subcontratistas y/o clientes.  Información permanentemente actualizada en el software CTAIMA CAE y otras plataformas utilizadas.
• Transparencia total del servicio ya que podrás hacer seguimiento de nuestro trabajo a través de una herramienta de service desk, utilizada por los técnicos en su operativa diaria.
• Imagen de eficiencia y excelencia en PRL ante clientes y contratistas.

Toda la gestión documental del cliente se centralizará y mantendrá actualizada en el software online para la Coordinación de Actividades Empresariales CTAIMA CAE Expertise (en caso de ser contratado), o en su defecto en el gestor documental del cliente o de Extrínseca, al que también tendrán acceso todas las empresas de servicios, el personal de apoyo de EXTRÍNSECA y por supuesto, los usuarios que el cliente designe. Desde este software se irán actualizando el resto de las plataformas interpuestas por el cliente final, u otros canales de intercambio documental exigidos por éste.

2. ALCANCE DEL SERVICIO

Desde Extrínseca, se ofertan dos tipos de servicio con alcances distintos: 

• SERVICIO PYME, pensado para empresas pequeñas o con poco volumen de gestión CAE con clientes.
• SERVICIO DOCUMENTA, pensado para empresas medianas y grandes con necesidad de coordinación con múltiples clientes y plataformas.

En el Anexo 1 se especifica el detalle de las tareas que incluye cada nivel.

Tanto el servicio PYME como el servicio DOCUMENTA, se implanta en las 2 fases que se detallan a continuación:

Fase 1 – KICKOFF DEL SERVICIO Y PRIMER MES DE IMPLANTACIÓN

Esta fase se lleva a cabo por el responsable del servicio Documenta o por un jefe de equipo, juntamente con el interlocutor único definido por parte del cliente. El objeto del kick-off es:

Por parte de Extrínseca

• Explicar el procedimiento de trabajo del servicio Documenta.
• Dejar establecidas las variables de servicio y el alcance del servicio: qué incluye y qué no incluye a nivel de detalle.
• Establecer el procedimiento de servicio para el cliente: qué se considera prioritario, que no se considera prioritario, excepciones, etc.
• Identificar los interlocutores del proyecto.
• Configuración detallada de las empresas contratistas en su plataforma CTAIMACAE.net Expertise por parte de EXTRÍNSECA, en caso de tener CTAIMACAE.net contratado.
• Revisión del estado de la documentación y solicitud de cambio de usuario.
• Actualización de la documentación en los sistemas de coordinación de los clientes finales.

Por parte del cliente

• Aceptar y comprometerse a adaptarse a la metodología y procedimientos de trabajo.
• Envío de la información relativa a los clientes y empresas contratistas (en este segundo caso, según el servicio contratado).

Fase 2 - OPERATIVA HABITUAL, UNA VEZ INICIADO EL SERVICIO (segundo o tercer mes)

En esta fase se procederá acorde a los requisitos del cliente:

• Actualización de la documentación a todos los clientes finales, bien sea planificados o no (acorde a los criterios establecidos por el cliente) según el procedimiento de trabajo del cliente.

3. SERVICIOS OPCIONALES

Además de las tareas asumidas por EXTRÍNSECA que se especifican en el ANEXO 1, el cliente puede elegir adicionalmente los siguientes servicios:

• Cumplimentación de plantillas.
• Seguimiento intensivo a contratistas para que nos faciliten la documentación y a clientes finales para que procedan a la validación de los documentos actualizados en sus respectivas plataformas (hasta un máximo de 3 reclamaciones vía mail o teléfono)

4. OBLIGACIONES DEL CLIENTE

Para que el servicio tenga el éxito deseado se requiere:

• Que el cliente, en todos sus centros, esté abierto a los cambios que se requieran en la metodología de gestión de la documentación de Coordinación de Actividades Empresariales para poder adaptarla al nuevo método y soporte de gestión.
• Que el cliente registre las empresas de servicios que van a actuar en cada centro en el software online para la Coordinación de Actividades Empresariales que disponga, la actividad que éstas van a realizar y el periodo del contrato, todo ello con un margen de tiempo –a definir conjuntamente- para que EXTRÍNSECA y la empresa de servicios tengan tiempo suficiente para gestionar los documentos aplicables.
• Que el cliente establezca mecanismos de control y procedimientos de revisión respecto la veracidad y autenticidad de la documentación exigida y aportada por las empresas contratadas, pues no corresponde a EXTRÍNSECA el análisis y verificación de la autenticidad de los documentos aportados por los contratistas, más allá de la detección de burdas falsificaciones apreciables a simple vista sin ser necesaria una pericia especial y la correspondiente notificación de la incidencia al Cliente para la adopción de las medidas que estime convenientes ante la gravedad de los hechos.
• Trabajo conjunto y comunicación directa y ágil entre el personal de EXTRÍNSECA y el responsable de coordinación de actividades empresariales, del cliente, especialmente en los inicios del proyecto.
• Que el cliente forme convenientemente a todos los contratistas sobre el uso del software (en caso de ser contratado), sobre los documentos solicitados y, ante todo, informe sobre los márgenes de tiempo de validación que cliente tiene acordado.
• Que todos los usuarios (empresas de servicios y usuarios de cliente) dispongan de Internet. En el caso de las empresas de servicios, éstas necesitarán además un escáner para poder digitalizar los documentos.
• Que desde el momento en que se da de alta un contrato se dé margen suficiente de tiempo al contratista para cargar los documentos solicitados y a EXTRÍNSECA para gestionarlos.
• Que el cliente informe a EXTRÍNSECA de todos los accesos de sus trabajadores y de los trabajadores de sus empresas contratistas/subcontratistas indicando el servicio a realizar en las instalaciones de su cliente final, así como las características específicas del mismo (riesgos, roles, etc) aplicadas a los trabajadores con el objetivo de realizar la adecuada gestión de la documentación.

6.   VALOR AÑADIDO

¿Por qué externalizar el Servicio de gestión documental en plataformas CAE? Aparte de las ventajas que se pueden atribuir al servicio descritas en el Apartado 1 del presente documento, la externalización del servicio ofrecido por EXTRÍNSECA aporta un gran valor añadido para nuestro cliente, resultado de la profesionalidad del servicio:

• Conocimiento: Nuestros técnicos coordinan a través de todas las plataformas de mercado actuales, ya sean plataformas de CAE comerciales o plataformas propias diseñadas por sus clientes finales, pudiendo agilizar de este modo la carga y posterior revisión documental.
• Profesionalidad: el servicio Documenta es realizado por un equipo mixto, que incluye administrativos y técnicos en prevención de riesgos laborales, formados convenientemente en coordinación empresarial, en criterios de validación y en los diferentes medios de coordinación existentes en el mercado. 
• Continuidad en el servicio: Servicio 8X5, salvo en festivos nacionales.
• Uniformidad en el servicio: Extrínseca trabaja mediante un procedimiento establecido, que asegura la uniformidad del servicio, independientemente del técnico asignado a dicho servicio.
• Optimización: el equipo humano que conforma Extrínseca trabaja focalizado en aquellas tareas en las que son más operativos y productivos, separando el trabajo mensual de la actualización de documentación en las diferentes plataformas, de las intervenciones diarias que suponen una urgencia, exigencia y rapidez mayor. El resultado es la satisfacción final del cliente.  
• Mejora continua: Extrínseca basa su método de trabajo en la mejora continua del servicio. Evaluamos periódicamente los procesos productivos y aplicamos mejoras cuando son necesarias. 
• Trazabilidad y tangibilidad del servicio: a través de la herramienta que Extrínseca utiliza en su operativa diaria, se puede hacer seguimiento de todas las peticiones planteadas por los clientes, permitiendo tener un seguimiento y una trazabilidad en cada momento, del estado de estas.  

• Adaptabilidad: Inicialmente el servicio se plantea como un servicio a demanda de bolsa de horas, de tal manera que permita asumir las puntas de trabajo en el cliente, y bajar el servicio en los momentos valle, adaptándose así al ritmo de trabajo del cliente y a los posibles imprevistos que puedan surgir, teniendo Extrínseca la capacidad de absorción de estas.
• Transparencia: el servicio conlleva la generación de informes con unos indicadores que permitan al cliente tomar decisiones, bien sea de ampliaciones de alcance, de cambio de prioridades en
• el servicio, de análisis de diferentes divisiones en la compañía, etc. Se conocerá el tiempo incurrido en las tareas realizadas, a nivel de detalle.
• Control de calidad: Extrínseca realiza evaluaciones periódicas de la calidad del trabajo realizado por los técnicos. El cliente puede analizar y valorar el trabajo realizado por Extrínseca y comunicar las deficiencias de este. Extrínseca establece los medios necesarios para investigar dichas no conformidades y en caso de que aplique, toma las medidas necesarias y son comunicadas al cliente.

7.     RGDP Y CONFIDENCIALIDAD

GRUPO CTAIMA cumple con las obligaciones del Reglamento General de Protección de Datos 2016/679 (RGPD) y Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos. En consecuencia, los datos personales facilitados voluntariamente serán tratados con absoluta confidencialidad y exclusivamente para presentarle nuestra propuesta de servicios y realizar su seguimiento y, enviarle información comercial de nuestros productos y servicios, inclusive por medios electrónicos. Sus datos se conservarán hasta la aceptación o no de la propuesta y/o solicitud de baja comercial. Siempre podrá ejercer su derecho de acceso, rectificación, supresión, portabilidad, limitación y oposición dirigiéndose a los datos del responsable CTAIMA S.L., en la C/ Salvador Espriu 18, 43007 de Tarragona o en delegado-datos@ctaima.it. En el supuesto de que el servicio implique el acceso a datos de la responsabilidad del Cliente, GRUPO CTAIMA garantiza que sólo accederá a dichos datos personales  siempre que sea estrictamente necesario para el desarrollo o cumplimiento del objeto y finalidad del acuerdo comercial que mantienen ambas entidades y siempre bajo las instrucciones que le proporcione el Responsable del Tratamiento, indicamos que de concretarse la relación contractual posterior a la presente oferta se suscribirá un CONTRATATO DE ENCARGADO DE TRATAMIENTO, según la exigencia del artículo 28.3 del Reglamento General de Protección de Datos (UE 2016/679).

Para todos los efectos desde el Grupo CTAIMA se prohíbe la copia o reproducción parcial o total del conjunto de contenidos elaborados desde el Grupo que (toda la información como presentaciones, material de comunicación, ofertas, presentaciones, revistas, artículos, textos, imágenes, vídeos, gráficos, logos, o cualquier material de apoyo comercial como son los blog, páginas web, entre otros) están protegidos por derechos de propiedad intelectual, derechos de autor e industrial propiedad de CTAIMA Outsourcing & Consulting, S.L.

Es preciso remarcar que el hecho que se permita el acceso al contenido de propiedad del Grupo CTAIMA no implica la renuncia, transmisión o cesión total ni parcial de dichos derechos, ni falta u otorga ningún derecho de uso, alteración, explotación, reproducción, distribución o comunicación pública sobre dichos contenidos sin la previa y expresa autorización específicamente otorgada a tal efecto por parte del GRUPO CTAIMA o del tercero titular de los derechos afectados.

En la misma línea, el Grupo CTAIMA es titular de los elementos que integran el diseño gráfico de su web, mailings, presentaciones, vídeos, post, fichas y materiales de apoyo comercial on-line y offline, los menús, botones de navegación, el código, los textos, imágenes, texturas, gráficos y cualquier otro contenido de la página web. 

Todas las marcas, nombres comerciales o signos distintivos mostrados en los distintos materiales y contenidos son propiedad del GRUPO CTAIMA y, previamente requieren la autorización por el representante legal debidamente autorizado. El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones asumidas en la presente faculta al Grupo CTAIMA, parte perjudicada por el incumplimiento, a reclamar los daños y perjuicios causados mediante la interposición de una demanda judicial frente a la jurisdicción de los Jueces y Tribunales de Tarragona, con expresa renuncia a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

8.   VIGENCIA DE LAS CONDICIONES DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO 

Las condiciones técnicas de prestación descritas en el presente documento se mantendrán vigentes e inalterables mientras el contrato comercial esté vigente, excepto que exista acuerdo de ambas partes para modificar las especificaciones de la prestación del servicio.  

Mediante la presente, el cliente manifiesta conocer las especificaciones técnicas de prestación del servicio Documenta que ofrece Extrínseca 

ANEXO 1

EXTRINSECA S.L.U. Condiciones técnicas Rev.06/2021

Copyright © Extrínseca S.L, es propietario de este contenido, por lo que se prohíbe su reproducción total o parcial. El incumplimiento de la presente la faculta para interponer las acciones legales pertinentes. Extrínseca S.L.U.

I. CTAIMACERT para controlar la documentación

¿Qué es CTAIMACERT?

CTAIMACERT es un software as a service que tiene como objetivo facilitar la APROBACIÓN, DISTRIBUCIÓN y CONTROL de los documentos y registros de tu Sistema de Gestión.

CTAIMACERT es un software ideal para las empresas certificadas en cualquier Norma Internacional (ISO 9001, ISO 14001, EMAS, ISO 45001, ISO 22000, ISO 50001 además de cualquier otro referencial, por ejemplo, de Empresa Saludable), pues en todas ellas es obligatorio el control de los documentos y registros que forman parte del sistema de gestión.

¿Qué características tiene CTAIMACERT?

Con CTAIMACERT, ha sido diseñado por ex - auditores y consultores para cumplir con los requisitos solicitados por las Normas para:

1. Controlar el ciclo de elaboración, revisión y aprobación de los documentos, identificando claramente en qué fase se encuentra y avisando automáticamente a las personas implicadas en estas tres etapas.
2. Una fácil identificación de la versión vigente y justificación de los cambios de cada versión.
3. Una distribución instantánea y controlada de los documentos una vez aprobados, con avisos a los destinatarios.
4. Mantener permanentemente informados a todos los empleados de los cambios en los documentos que les son de aplicación mediante avisos y recordatorios.
5. Acuse de lectura individual de los documentos que son de aplicación al usuario.
6. Accesibilidad inmediata a los documentos vigentes aplicables al puesto de trabajo, pues sólo se requiere internet y password personal de acceso.
7. Custodiar de forma ordenada las versiones antiguas de documentos y registros, fácilmente identificados.
8. Prevenir el uso de documentos obsoletos restringiendo el acceso a las versiones antiguas.
9. Fácil acceso desde cualquier dispositivo con conexión a internet, sin necesidad de instalación.
10. Agilizar la búsqueda (filtros, buscadores, …) con objeto de consultar documentos por centro, departamento/área, código, caducidades, …
11. Extraer informes que permiten al usuario extraer conclusiones importantes sobre los documentos en relación a los centros, departamentos/áreas, sistema de gestión, usuarios que acceden…

¿Cómo se accede a CTAIMACERT?

CTAIMACERT es un software on-line, por lo que un usuario registrado puede acceder al mismo a través de Internet, desde cualquier ordenador y sin necesidad de una instalación previa del software.

Pueden acceder a CTAIMACERT distintos usuarios de la empresa. En función de los passwords de identificación personal, CTAIMACERT dará acceso al usuario a aquellas partes del programa e información para las que ha sido autorizada y sólo podrá ejecutar las acciones (registro, modificación, aprobación, lectura, …) que le hayan sido habilitadas.

II. SOFTWARE

• Licencia de uso para el contratante y para el máximo de empresas externas y sus correspondientes recursos internos (trabajadores, vehículos y equipos de trabajo)
• Usuarios del cliente ILIMITADOS
• Disponibilidad de memoria ILIMITADA
• Curso online sobre “Uso y configuración de CTAIMA CERT” siempre disponible (1 usuario)
• 3 meses de soporte de consultas procedentes de cualquier usuario interno del cliente sobre el uso y configuración del software.
• Software CTAIMA CERT disponible 365 días/año y 24 horas/día
• Garantía de integridad de la información, respaldo y disponibilidad del servicio, de acuerdo con nuestras Condiciones de Servicio.
• Mantenimiento correctivo y gestión de incidencias de CTAIMA CERT conforme nuestro Condiciones de Servicio
• Ayuda contextual en pantalla y preguntas frecuentes
• Incorporación de mejoras evolutivas del software por iniciativa de CTAIMA

II. IMPLANTACIÓN CTAIMACERT

¿Cómo se llevará a cabo la implantación?

CTAIMACERT es muy intuitivo y fácil de implementar, por lo que la configuración del software puede hacerse por parte del propio administrador del programa siguiendo nuestro curso on-line o con apoyo a distancia de nuestros consultores. Y por supuesto, si deseas que la implantación del proyecto se lleve a cabo presencialmente en vuestras instalaciones, nuestro consultor no tendrá inconveniente en desplazarse. Ambas opciones (implantación on-line o presencial) están a tu disposición.

CTAIMA pone a disposición del cliente diferentes modalidades y fases de implantación para que el cliente seleccione la opción que se mejor se adapte a su organización:

Te explicamos cada fase y qué opciones de servicio existen:

PUESTA EN MARCHA DEL SERVICIO

• Reunión de presentación ONLINE para definir conjuntamente los pasos a seguir para la ejecución del proyecto: establecimiento de los interlocutores por parte de ambas empresas, canales de comunicación, plazos previstos para la implantación según disponibilidad del cliente y otra información necesaria para el inicio del proyecto. Incluido siempre, máximo 2 h.

CONFIGURACIÓN DE CTAIMACERT

• Autoconfiguración de CTAIMACERT (modalidad ONLINE) en la que ponemos a disposición del cliente un itinerario de videos en los que se explica paso a paso cómo realizar la configuración de la plataforma. El cliente configura el programa por sí mismo, a su ritmo y con el menor coste (siempre disponible para 1 usuario administrador).
• Configuración A DISTANCIA en la que un consultor de CTAIMA parametrizará el software con la información previamente solicitada al cliente: estructura jerárquica/centros del cliente, usuarios, definición tipo documento, …. El número de jornadas dependerá de la complejidad del proyecto.

• Configuración PRESENCIAL en la que un consultor de CTAIMA se desplaza a las instalaciones del cliente para configurar in situ el software. Esta modalidad permite discutir dudas del cliente y avanzar rápidamente con la parametrización del software. El número de jornadas dependerá de la complejidad del proyecto.

CARGA INICIAL DE DATOS

• Carga de datos (usuarios y documentos) a distancia que incluye la subida de todos los datos necesarios para el inicio del proyecto, una vez el software ya ha sido configurado: alta de usuarios internos y carga de documentos. Servicio incluido en las modalidades “A distancia” y “Presencial”

FORMACIÓN USUARIOS

• Formación online sobre “Uso y configuración de CTAIMACERT” para 1 usuario administrador.
• Formación a distancia en al que nuestro consultor formará al administrador y/o usuarios de CTAIMA CERT a través de vídeoconferencia
• Formación presencial a usuarios internos en las instalaciones del cliente. Nuestro consultor impartirá la formación al administrador y a los distintos perfiles de usuario. El número de jornadas dependerá de la complejidad del proyecto y del volumen de usuarios a formar.

ATENCIÓN DE CONSULTAS

• Servicio de atención al cliente para atender las consultas de cualquier usuario interno sobre uso y configuración de CTAIMACERT durante los 3 primeros meses. Incluido en la cuota de alta. Para consultas y peticiones una vez superados los 3 meses iniciales, el cliente podrá contratar opcionalmente SERVICIOS DE SOPORTE

IV. VALOR AÑADIDO

¿Por qué CTAIMACERT con CTAIMA?

• Porque en CTAIMA hablamos desde la propia experiencia, ya que nuestra organización utiliza CTAIMACERT para el control de la documentación de sus Sistemas de Gestión.
• Porque nuestra experiencia nos avala, llevamos más de 15 años transmitiendo nuestros conocimientos y know how a través de un equipo multidisciplinar de expertos profesionales.
• Estudiamos el marco empresarial actual y futuro de cada caso concreto para aportar una mejora innovadora e integrada en las organizaciones.
• Garantizamos el 100% del éxito en las auditorias de certificación de los Sistemas de Gestión a través de nuestro método de trabajo, asegurando el cumplimiento de los requerimientos de la Normas ISO’s y Referenciales en cuanto al control y distribución de los documentos y registros del sistema de gestión.

• Reducción del tiempo y recursos para controlar los documentos del sistema de gestión.

V. RESPONSABILIDADES DEL CLIENTE

Para que la implantación del servicio sea eficaz es necesario que el cliente se ajuste a lo siguiente:

• La organización tiene que cumplir con todos los requerimientos legales que le sean de aplicación. En caso contrario, la presente oferta no contempla el coste de la adecuación a la normativa vigente de aplicación a las instalaciones en cuestión.
• IMPORTANTE: Es necesario mantener el compromiso del programa establecido inicialmente. Si este programa se tuviera que actualizar más de dos veces por causas ajenas a CTAIMA, se procederá a la revisión de las condiciones económicas y contractuales de la presente oferta.
• El cliente debe ser flexible en cuanto a los cambios que se requieran a nivel de organización y jerarquía documental para implantar la metodología de CTAIMACERT.
• Es necesario establecer un trabajo conjunto y una comunicación directa y ágil entre el personal de CTAIMA y el responsable del Sistema de Gestión para que la implantación sea lo más eficaz y efectiva posible.

VI. RGPD, CONFIDENCIALIDAD y PROPIEDAD INTELECTUAL

• GRUPO CTAIMA cumple con las obligaciones del Reglamento General de Protección de Datos 2016/679 (RGPD) y Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos. En consecuencia, los datos personales facilitados voluntariamente serán tratados con absoluta confidencialidad y exclusivamente para presentarle nuestra propuesta de servicios y realizar su seguimiento y, enviarle información comercial de nuestros productos y servicios, inclusive por medios electrónicos. Sus datos se conservarán hasta la aceptación o no de la propuesta y/o solicitud de baja comercial. Siempre podrá ejercer su derecho de acceso, rectificación, supresión, portabilidad, limitación y oposición dirigiéndose a los datos del responsable CTAIMA S.L., en la C/ Salvador Espriu 18, 43007 de Tarragona o en delegado-datos@ctaima.it. En el supuesto de que el servicio implique el acceso a datos de la responsabilidad del Cliente, GRUPO CTAIMA garantiza que sólo accederá a dichos datos personales siempre que sea estrictamente necesario para el desarrollo o cumplimiento del objeto y finalidad del acuerdo comercial que mantienen ambas entidades y siempre bajo las instrucciones que le proporcione el Responsable del Tratamiento, indicamos que de concretarse la relación contractual posterior a la presente oferta se suscribirá un CONTRATATO DE ENCARGADO DE TRATAMIENTO, según la exigencia del artículo 28.3 del Reglamento General de Protección de Datos (UE 2016/679).
• Para todos los efectos desde el Grupo CTAIMA se prohíbe la copia o reproducción parcial o total del conjunto de contenidos elaborados desde el Grupo que (toda la información como presentaciones, material de comunicación, ofertas, presentaciones, revistas, artículos, textos, imágenes, vídeos, gráficos, logos, o cualquier material de apoyo comercial como son los blog, páginas web, entre otros) están protegidos por derechos de propiedad intelectual, derechos de autor e industrial propiedad de CTAIMA Outsourcing & Consulting, SL.

Es preciso remarcar que el hecho que se permita el acceso al contenido de propiedad del Grupo CTAIMA no implica la renuncia, transmisión o cesión total ni parcial de dichos derechos, ni falta u otorga ningún derecho de uso, alteración, explotación, reproducción, distribución o comunicación pública sobre dichos contenidos sin la previa y expresa autorización específicamente otorgada a tal efecto por parte del Grupo CTAIMA o del tercero titular de los derechos afectados.

En la misma línea, el Grupo CTAIMA es titular de los elementos que integran el diseño gráfico de su web, mailings, presentaciones, vídeos, post, fichas y materiales de apoyo comercial on-line y offline, los menús, botones de navegación, el código, los textos, imágenes, texturas, gráficos y cualquier otro contenido de la página web.

Todas las marcas, nombres comerciales o signos distintivos mostrados en los distintos materiales y contenidos son propiedad del Grupo CTAIMA y, previamente requieren la autorización por el representante legal debidamente autorizado. El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones asumidas en la presente faculta al Grupo CTAIMA, parte perjudicada por el incumplimiento, a reclamar los daños y perjuicios causados mediante la interposición de una demanda judicial frente a la jurisdicción de los Jueces y Tribunales de Tarragona, con expresa renuncia a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

VII. DOCUMENTOS DE CARÁCTER LEGAL VINCULADOS A LA APLICACIÓN WEB CTAIMACERT

Es imprescindible para poder utilizar la Aplicación web CTAIMACERT que el cliente haga entrega de los documentos de carácter contractual vinculados a la herramienta debidamente firmados por la persona con la autoridad correspondiente:

• Licencia de uso del software CTAIMACERT
• Documento RGPD
• Oferta Técnica y Económica

CTAIMA Outsourcing & Consulting S.L. – Condiciones Técnicas CTAIMA CERT Rev.06/2021

I. OBJETIVO: Adaptación Sistema de Gestión

¿Cuál es el objetivo?

El objetivo de un Sistema de Gestión es progresar en la escala de la mejora continua a lo largo del tiempo mediante una sistemática basada en la planificación, la actuación, la comprobación y la corrección, partiendo siempre de una declaración de principios de la Dirección.

Esquema de adaptación de un Sistema de Gestión

¿Qué características tiene los Sistemas de Gestión?

• Un sistema voluntario
• Carácter meramente preventivo
• Reconocimiento internacional
• Asumible por cualquier tipo de organización, independientemente de su actividad y tamaño
• Integrable en cualquier sistema de gestión
• Herramienta de mejora que forma parte de la cultura de la organización a todos los niveles.

¿Cuánto tiempo me supone su adaptación?

El plazo para desarrollar la adaptación de los sistemas de gestión se ha planificado durante un periodo de 6 a 8 meses.

Una vez realizado el diagnóstico inicial, se confeccionará un schedule en el que se programan cada una de las etapas de adaptación del Sistema y que será aprobado por el cliente y CTAIMA.

¿Cómo se llevará a cabo la adaptación?

A la hora de establecer el schedule del proyecto definitivo y dependiendo de la disponibilidad y los trabajos a realizar, se programará con jornadas presenciales en vuestras instalaciones y jornadas on line desde nuestras oficinas, lo que nos permitirá incrementar la fluidez en la comunicación y mejorar el seguimiento del proyecto por ambas partes.

 II. ESQUEMA DE ADAPTACIÓN

El esquema de adaptación de un Sistema de Gestión conlleva las siguientes fases:

III. NIVEL DE PRESTACIONES

En función de la disponibilidad de recursos (personal, tiempo…) que disponga la empresa, esta puede escoger entre tres modalidades del servicio de consultoría.

Las jornadas para la adaptación del proyecto se definirán en función de las variables de la organización, su dimensionamiento dispondrá de un número de jornadas tanto presenciales como a distancia que permita el desarrollo completo del proyecto.

CONSULTORÍA ON-LINE – (*) El cliente adapta los procedimientos “tipo” que el consultor le facilita. Estos documentos serán validados por parte del consultor.

CONSULTORÍA ACTIVA – (*) El cliente dispone de recursos humanos, pero requiere ayuda de forma activa. El cliente finaliza los procedimientos a partir de documentos borrador que el consultor redacta. El consultor interviene parcialmente, guiando al cliente.

CONSULTORÍA COMPLETA – (*) El cliente no dispone de personal adecuadamente formado y el asesor actúa como responsable del sistema de gestión hasta la certificación.

(*) Todos los niveles de prestaciones conllevan la realización de todas las fases del esquema de adaptación, exceptuando la fase de mejora que consiste en el acompañamiento en la auditoría externa y el cierre de sus conformidades que se podrán externalizar en cualquier momento.

IV. VALOR AÑADIDO

¿Por qué elegir Consultoría con CTAIMA?

• Porque en CTAIMA hablamos desde la propia experiencia, ya que nuestra empresa cuenta con certificados en Sistemas de Gestión.
• Porque nuestra experiencia nos avala, llevamos más de 15 años transmitiendo nuestros conocimientos y know how a través de un equipo multidisciplinar de expertos profesionales.
• Estudiamos el marco empresarial actual y futuro de cada caso concreto para aportar una mejora innovadora e integrada en las organizaciones.
• Garantizamos el 100% del éxito en las auditorias de certificación de los Sistemas de Gestión a través de nuestro método de trabajo.

V. RESPONSABILIDADES DEL CLIENTE

Para que la adaptación del servicio sea eficaz es necesario que el cliente se ajuste a lo siguiente:

• La organización tiene que cumplir con todos los requerimientos legales que le sean de aplicación. En caso contrario, la presente oferta no contempla el coste de la adecuación a la normativa vigente de aplicación a las instalaciones en cuestión.
• IMPORTANTE: Es necesario mantener el compromiso del programa establecido inicialmente. Si este programa se tuviera que actualizar más de dos veces por causas ajenas a CTAIMA, se procederá a la revisión de las condiciones económicas y contractuales de la presente oferta.
• El cliente debe ser flexible en cuanto a los cambios que se requieran a nivel de organización, visión, misión y valores para adaptar la metodología de trabajo en la organización.
• Los costes que derivan del plan de acción no están incluidos en la presente oferta. Las medidas que se llevarán a cabo del plan de acción podrán ser a coste 0, pero en algunos casos concretos deberán ser presupuestadas a parte (talleres, formaciones específicas…)
• Es necesario establecer un trabajo conjunto y una comunicación directa y ágil entre el personal de CTAIMA y el responsable del Sistema de Gestión para que la adaptación sea lo más eficaz y efectiva posible.

VI. RGPD, CONFIDENCIALIDAD y PROPIEDAD INTELECTUAL

• CTAIMA GRUPO CTAIMA cumple con las obligaciones del Reglamento General de Protección de Datos 2016/679 (RGPD) y Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos. En consecuencia, los datos personales facilitados voluntariamente serán tratados con absoluta confidencialidad y exclusivamente para presentarle nuestra propuesta de servicios y realizar su seguimiento y, enviarle información comercial de nuestros productos y servicios, inclusive por medios electrónicos. Sus datos se conservarán hasta la aceptación o no de la propuesta y/o solicitud de baja comercial. Siempre podrá ejercer su derecho de acceso, rectificación, supresión, portabilidad, limitación y oposición dirigiéndose a los datos del responsable CTAIMA S.L., en la C/ Salvador Espriu 18, 43007 de Tarragona o en delegado-datos@ctaima.it. En el supuesto de que el servicio implique el acceso a datos de la responsabilidad del Cliente, GRUPO CTAIMA garantiza que sólo accederá a dichos datos personales siempre que sea estrictamente necesario para el desarrollo o cumplimiento del objeto y finalidad del acuerdo comercial que mantienen ambas entidades y siempre bajo las instrucciones que le proporcione el Responsable del Tratamiento, indicamos que de concretarse la relación contractual posterior a la presente oferta se suscribirá un CONTRATATO DE ENCARGADO DE TRATAMIENTO, según la exigencia del artículo 28.3 del Reglamento General de Protección de Datos (UE 2016/679).
• Para todos los efectos desde el Grupo CTAIMA se prohíbe la copia o reproducción parcial o total del conjunto de contenidos elaborados desde el Grupo que (toda la información como presentaciones, material de comunicación, ofertas, presentaciones, revistas, artículos, textos, imágenes, vídeos, gráficos, logos, o cualquier material de apoyo comercial como son los blog, páginas web, entre otros) están protegidos por derechos de propiedad intelectual, derechos de autor e industrial propiedad de CTAIMA Outsourcing & Consulting, SL.

Es preciso remarcar que el hecho que se permita el acceso al contenido de propiedad del Grupo CTAIMA no implica la renuncia, transmisión o cesión total ni parcial de dichos derechos, ni falta u otorga ningún derecho de uso, alteración, explotación, reproducción, distribución o comunicación pública sobre dichos contenidos sin la previa y expresa autorización específicamente otorgada a tal efecto por parte del Grupo CTAIMA o del tercero titular de los derechos afectados.

En la misma línea, el Grupo CTAIMA es titular de los elementos que integran el diseño gráfico de su web, mailings, presentaciones, vídeos, post, fichas y materiales de apoyo comercial on-line y offline, los menús, botones de navegación, el código, los textos, imágenes, texturas, gráficos y cualquier otro contenido de la página web.

Todas las marcas, nombres comerciales o signos distintivos mostrados en los distintos materiales y contenidos son propiedad del Grupo CTAIMA y, previamente requieren la autorización por el representante legal debidamente autorizado. El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones asumidas en la presente faculta al Grupo CTAIMA, parte perjudicada por el incumplimiento, a reclamar los daños y perjuicios causados mediante la interposición de una demanda judicial frente a la jurisdicción de los Jueces y Tribunales de Tarragona, con expresa renuncia a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

Condiciones Técnica Adaptación ISO - Rev.06/2021

Copyright © CTAIMA Outsourcing & Consulting, SL., es propietario de este contenido, por lo que se prohíbe su reproducción total o parcial. El incumplimiento de la presente la faculta para interponer las acciones legales pertinentes.

I. OBJETIVO: Diagnóstico inicial

¿Cuál es el objetivo?

Diagnóstico inicial de la organización para comprobar la situación ante los principios y requerimientos establecidos para obtener la Calificación de Calidad para Empresas de mantenimiento Habitual.

El establecimiento y la implantación de un programa de aseguramiento de la calidad, aplicado a las actividades de mantenimiento de la instalación, son necesarios con el fin de proporcionar la garantía de calidad adecuada y de cumplir con los requisitos impuestos por las empresas propietarias y de las autoridades reguladoras. Para alcanzar este objetivo, es importante reconocer que las responsabilidades básicas para conseguir calidad en realización de una tarea particular corresponden a las personas responsables de esta tarea y no solo a aquellas que pretenden asegurar, mediante verificaciones, que tal calidad se ha alcanzado.

¿Qué características tiene la Calificación de Calidad para Empresas de mantenimiento Habitual?

El aseguramiento de la calidad es un aspecto esencial para una buena gestión. Una buena gestión contribuye a la obtención de la calidad mediante:

• el análisis de la tarea a realizar
• la identificación de la formación requerida
• la selección y entrenamiento de personal apropiado
• el empleo de equipo adecuado
• la creación de unas condiciones satisfactorias para la realización de la actividad
• la definición de las responsabilidades de las personas que han llevar a cabo el trabajo

En resumen, un programa de calidad proporciona una sistematización de todas las actividades relacionadas con la calidad incluyendo, cuando sea apropiado, la verificación de que cada trabajo ha sido realizado satisfactoriamente, y la producción de evidencia documental para demostrar que se ha alcanzado la calidad requerida.

¿Cuánto tiempo me supone su diagnóstico?

El plazo para desarrollar el diagnóstico inicial del sistema de calidad de la organización depende del tipo de organización.

Una vez realizado el diagnóstico inicial, se podrá contratar la adaptación personalizada del sistema de calidad de la organización, donde se programará un calendario de cada una de las etapas de adaptación del Sistema y que deberá ser aprobado por el cliente y CTAIMA.

¿Cómo se llevará a cabo el diagnóstico?

Se programarán jornadas presenciales en vuestras instalaciones, lo que nos permitirá incrementar la fluidez en la comunicación y asegurar el éxito del proyecto por ambas partes.

II. ESQUEMA DE DIAGNÓSTICO

El esquema de diagnóstico conlleva las siguientes fases:

IV. VALOR AÑADIDO

¿Por qué Consultoría con CTAIMA?

1. Porque en CTAIMA hablamos desde la propia experiencia, ya que nuestra empresa cuenta con certificados en Sistemas de Gestión.
2. Porque nuestra experiencia nos avala, llevamos más de 15 años transmitiendo nuestros conocimientos y know how a través de un equipo multidisciplinar de expertos profesionales.
3. Estudiamos el marco empresarial actual y futuro de cada caso concreto para aportar una mejora innovadora e integrada en las organizaciones.
4. Garantizamos el 100% del éxito en las auditorias de certificación de los Sistemas de Gestión a través de nuestro método de trabajo.

V. RESPONSABILIDADES DEL CLIENTE

Para que la adaptación del servicio sea eficaz es necesario que el cliente se ajuste a lo siguiente:

1. La organización tiene que cumplir con todos los requerimientos legales que le sean de aplicación. En caso contrario, la presente oferta no contempla el coste de la adecuación a la normativa vigente de aplicación a las instalaciones en cuestión.
2. IMPORTANTE: Es necesario mantener el compromiso del programa establecido inicialmente. Si este programa se tuviera que actualizar más de dos veces por causas ajenas a CTAIMA, se procederá a la revisión de las condiciones económicas y contractuales de la presente oferta.
3. El cliente debe ser flexible en cuanto a los cambios que se requieran a nivel de organización, visión, misión y valores para adaptar la metodología de trabajo en la organización.
4. Los costes que derivan del plan de acción no están incluidos en la presente oferta. Las medidas que se llevarán a cabo del plan de acción podrán ser a coste 0, pero en algunos casos concretos deberán ser presupuestadas a parte (talleres, formaciones específicas…)
5. Es necesario establecer un trabajo conjunto y una comunicación directa y ágil entre el personal de CTAIMA y el responsable del Sistema de Gestión para que la adaptación sea lo más eficaz y efectiva posible.

VI. RGPD, CONFIDENCIALIDAD y PROPIEDAD INTELECTUAL

1. GRUPO CTAIMA cumple con las obligaciones del Reglamento General de Protección de Datos 2016/679 (RGPD) y Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos. En consecuencia, los datos personales facilitados voluntariamente serán tratados con absoluta confidencialidad y exclusivamente para presentarle nuestra propuesta de servicios y realizar su seguimiento y, enviarle información comercial de nuestros productos y servicios, inclusive por medios electrónicos. Sus datos se conservarán hasta la aceptación o no de la propuesta y/o solicitud de baja comercial. Siempre podrá ejercer su derecho de acceso, rectificación, supresión, portabilidad, limitación y oposición dirigiéndose a los datos del responsable CTAIMA S.L., en la C/ Salvador Espriu 18, 43007 de Tarragona o en delegado-datos@ctaima.it. En el supuesto de que el servicio implique el acceso a datos de la responsabilidad del Cliente, GRUPO CTAIMA garantiza que sólo accederá a dichos datos personales siempre que sea estrictamente necesario para el desarrollo o cumplimiento del objeto y finalidad del acuerdo comercial que mantienen ambas entidades y siempre bajo las instrucciones que le proporcione el Responsable del Tratamiento, indicamos que de concretarse la relación contractual posterior a la presente oferta se suscribirá un CONTRATATO DE ENCARGADO DE TRATAMIENTO, según la exigencia del artículo 28.3 del Reglamento General de Protección de Datos (UE 2016/679).
2. Para todos los efectos desde el Grupo CTAIMA se prohíbe la copia o reproducción parcial o total del conjunto de contenidos elaborados desde el Grupo que (toda la información como presentaciones, material de comunicación, ofertas, presentaciones, revistas, artículos, textos, imágenes, vídeos, gráficos, logos, o cualquier material de apoyo comercial como son los blog, páginas web, entre otros) están protegidos por derechos de propiedad intelectual, derechos de autor e industrial propiedad de CTAIMA Outsourcing & Consulting, SL.

Es preciso remarcar que el hecho que se permita el acceso al contenido de propiedad del Grupo CTAIMA no implica la renuncia, transmisión o cesión total ni parcial de dichos derechos, ni falta u otorga ningún derecho de uso, alteración, explotación, reproducción, distribución o comunicación pública sobre dichos contenidos sin la previa y expresa autorización específicamente otorgada a tal efecto por parte del Grupo CTAIMA o del tercero titular de los derechos afectados.

En la misma línea, el Grupo CTAIMA es titular de los elementos que integran el diseño gráfico de su web, mailings, presentaciones, vídeos, post, fichas y materiales de apoyo comercial on-line y offline, los menús, botones de navegación, el código, los textos, imágenes, texturas, gráficos y cualquier otro contenido de la página web.

Todas las marcas, nombres comerciales o signos distintivos mostrados en los distintos materiales y contenidos son propiedad del Grupo CTAIMA y, previamente requieren la autorización por el representante legal debidamente autorizado. El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones asumidas en la presente faculta al Grupo CTAIMA, parte perjudicada por el incumplimiento, a reclamar los daños y perjuicios causados mediante la interposición de una demanda judicial frente a la jurisdicción de los Jueces y Tribunales de Tarragona, con expresa renuncia a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

Condiciones Técnicas AEQT -Rev. 06/2021

Copyright © CTAIMA Outsourcing & Consulting, SL., es propietario de este contenido, por lo que se prohíbe su reproducción total o parcial. El incumplimiento de la presente la faculta para interponer las acciones legales pertinentes.

1.  OBJETIVO DE LA AUDITORÍA INTERNA

¿Cuál es el objetivo de la Auditoría Interna?

El objetivo de la presente propuesta es la realización de la auditoría interna del sistema de gestión mediante auditores profesionales.

Con los siguientes objetivos:

• Realizar una revisión del sistema para asegurar el éxito de la auditoría por parte de la entidad de certificación
• Revisión exhaustiva de la documentación del sistema de gestión
• Verificar el grado de implantación del sistema
• Extraer conclusiones basadas en las evidencias de la auditoría

¿Cuál es la importancia de la Auditoría Interna?

Las Normas Internacionales ponen énfasis en la importancia de las auditorías como una herramienta de gestión para el seguimiento y la verificación de la implementación eficaz de una política de organización para la gestión de la calidad, el medioambiente, la prevención de riesgos laborales y otros sistemas de gestión certificables. Las Normas ISO’s definen el concepto de auditoría como:

• Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

A su vez, las Normas ISO y UNE definen los conceptos:

• Criterios de la auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o registros. NOTA: los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.
• Evidencias de las auditorías: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificable. NOTA: La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.

¿Qué características tiene una Auditoría Interna?

La auditoría se caracteriza por depender de varios principios. Éstos hacen de la auditoría una herramienta eficaz y fiable de apoyo de las políticas y controles de gestión, proporcionando información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su desempeño:

• Independencia: la base de la imparcialidad de la auditoria y la objetividad de las conclusiones de la auditoría.
• Enfoque basado en la evidencia: el método racional para alcanzar conclusiones de la auditoria fiables y reproducibles en un proceso de auditoria sistemático.

La adhesión a estos principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditoria que sean pertinentes y suficientes, y para permitir a los auditores trabajar independientemente entre sí para alcanzar conclusiones similares en circunstancias similares. Por ello, el desarrollo de la auditoría interna se realizará de acuerdo con las directrices de la Norma UNE-EN ISO19011.

¿Cómo se llevará a cabo la Auditoría Interna?

Se programarán jornadas presenciales en vuestras instalaciones u online, lo que nos permitirá incrementar la fluidez en la comunicación y asegurar el éxito del proyecto por ambas partes.

2. ESQUEMA DE LA AUDITORÍA INTERNA

3. COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

El equipo auditor que asistirá en las fases de auditoría anteriormente citadas son expertos en auditorías de sistemas de gestión. Su experiencia adquirida en las numerosas auditorías a las que ha asistido servirá al equipo auditor para optimizar el proceso de verificación.

El Curriculum vitae del equipo auditor estará a la disponibilidad del cliente siempre que lo solicite, aunque cabe citar a priori su formación como auditores externos de sistemas de gestión (calidad, medioambiente y prevención de riesgos laborales) según los criterios del registro internacional IRCA. Así mismo, y de acuerdo con los requisitos del sistema de gestión de calidad de CTAIMA, los auditores se ajustan al perfil del puesto de auditor, según la Norma UNE-EN ISO 19011.

4. VALOR AÑADIDO

¿Por qué Consultoría con CTAIMA?

1. Porque en CTAIMA hablamos desde la propia experiencia, ya que nuestra empresa cuenta con certificados en Sistemas de Gestión.
2. Porque nuestra experiencia nos avala, llevamos más de 20 años transmitiendo nuestros conocimientos y know how a través de un equipo multidisciplinar de exertos profesionales.
3. Estudiamos el marco empresarial actual y futuro de cada caso concreto para aportar una mejora innovadora e integrada en las organizaciones.
4. Garantizamos el 100% del éxito en las auditorias de certificación de los Sistemas de Gestión a través de nuestro método de trabajo.

5. RESPONSABILIDADES DEL CLIENTE

Para que la realización de la auitoría sea eficaz es necesario que el cliente se ajuste a lo siguiente:

1. La organización tiene que cumplir con todos los requerimientos legales que le sean de aplicación. En caso contrario, la presente oferta no contempla el coste de la adecuación a la normativa vigente de aplicación a las instalaciones en cuestión.
2. IMPORTANTE: Es necesario mantener el compromiso del programa establecido inicialmente. Si este programa se tuviera que actualizar más de dos veces por causas ajenas a CTAIMA, se procederá a la revisión de las condiciones económicas y contractuales de la presente oferta.
3. El cliente debe ser flexible en cuanto a los cambios que se requieran a nivel de organización, visión, misión y valores para adaptar la metodología de trabajo en la organización.
4. Los costes que derivan del plan de acción no están incluidos en la presente oferta. Las medidas que se llevarán a cabo del plan de acción podrán ser a coste 0, pero en algunos casos concretos deberán ser presupuestadas a parte (talleres, formaciones específicas…)
5. Es necesario establecer un trabajo conjunto y una comunicación directa y ágil entre el personal de CTAIMA y el responsable del Sistema de Gestión para que la adaptación sea lo más eficaz y efectiva posible.

6. RGPD, CONFIDENCIALIDAD Y PROPIEDAD INTELECTUAL

1. GRUPO CTAIMA cumple con las obligaciones del Reglamento General de Protección de Datos 2016/679 (RGPD) y Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos. En consecuencia, los datos personales facilitados voluntariamente serán tratados con absoluta confidencialidad y exclusivamente para presentarle nuestra propuesta de servicios y realizar su seguimiento y, enviarle información comercial de nuestros productos y servicios, inclusive por medios electrónicos. Sus datos se conservarán hasta la aceptación o no de la propuesta y/o solicitud de baja comercial. Siempre podrá ejercer su derecho de acceso, rectificación, supresión, portabilidad, limitación y oposición dirigiéndose a los datos del responsable CTAIMA S.L., en la C/ Salvador Espriu 18, 43007 de Tarragona o en delegado-datos@ctaima.it. En el supuesto de que el servicio implique el acceso a datos de la responsabilidad del Cliente, GRUPO CTAIMA garantiza que sólo accederá a dichos datos personales siempre que sea estrictamente necesario para el desarrollo o cumplimiento del objeto y finalidad del acuerdo comercial que mantienen ambas entidades y siempre bajo las instrucciones que le proporcione el Responsable del Tratamiento, indicamos que de concretarse la relación contractual posterior a la presente oferta se suscribirá un CONTRATATO DE ENCARGADO DE TRATAMIENTO, según la exigencia del artículo 28.3 del Reglamento General de Protección de Datos (UE 2016/679).
2. Para todos los efectos desde el Grupo CTAIMA se prohíbe la copia o reproducción parcial o total del conjunto de contenidos elaborados desde el Grupo que (toda la información como presentaciones, material de comunicación, ofertas, presentaciones, revistas, artículos, textos, imágenes, vídeos, gráficos, logos, o cualquier material de apoyo comercial como son los blog, páginas web, entre otros) están protegidos por derechos de propiedad intelectual, derechos de autor e industrial propiedad de CTAIMA Outsourcing & Consulting, SL.

Es preciso remarcar que el hecho que se permita el acceso al contenido de propiedad del Grupo CTAIMA no implica la renuncia, transmisión o cesión total ni parcial de dichos derechos, ni falta u otorga ningún derecho de uso, alteración, explotación, reproducción, distribución o comunicación pública sobre dichos contenidos sin la previa y expresa autorización específicamente otorgada a tal efecto por parte del Grupo CTAIMA o del tercero titular de los derechos afectados.

En la misma línea, el Grupo CTAIMA es titular de los elementos que integran el diseño gráfico de su web, mailings, presentaciones, vídeos, post, fichas y materiales de apoyo comercial on-line y offline, los menús, botones de navegación, el código, los textos, imágenes, texturas, gráficos y cualquier otro contenido de la página web.

Todas las marcas, nombres comerciales o signos distintivos mostrados en los distintos materiales y contenidos son propiedad del Grupo CTAIMA y, previamente requieren la autorización por el representante legal debidamente autorizado. El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones asumidas en la presente faculta al Grupo CTAIMA, parte perjudicada por el incumplimiento, a reclamar los daños y perjuicios causados mediante la interposición de una demanda judicial frente a la jurisdicción de los Jueces y Tribunales de Tarragona, con expresa renuncia a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

Mediante la presente, el cliente manifiesta conocer las especificaciones técnicas de la auditoría interna que ofrece CTAIMA Outsourcing & Consulting S.L.

Copyright © CTAIMA Outsourcing & Consulting, SL., es propietario de este contenido, por lo que se prohíbe su reproducción total o parcial. El incumplimiento de la presente la faculta para interponer las acciones legales pertinentes.

Condiciones Técnicas Auditoría Interna Rev.06/2021

I. OBJETIVO

¿Cuál es el objetivo?

El objetivo de un Sistema de Gestión es progresar en la escala de la mejora continua a lo largo del tiempo mediante una sistemática basada en la planificación, la actuación, la comprobación y la corrección, partiendo siempre de una declaración de principios de la Dirección.

Esquema de implantación de un Sistema de Gestión

¿Qué características tiene los Sistemas de Gestión?

• Un sistema voluntario
• Carácter meramente preventivo
• Reconocimiento internacional
• Asumible por cualquier tipo de organización, independientemente de su actividad y tamaño 
• Integrable en cualquier sistema de gestión
• Herramienta de mejora que forma parte de la cultura de la organización a todos los niveles.

¿Cuánto tiempo me supone su implantación?

El plazo para desarrollar la implantación de los sistemas de gestión se ha planificado durante un periodo de 6 a 8 meses.

Una vez realizado el diagnóstico inicial, se confeccionará un schedule en el que se programan cada una de las etapas de implantación del Sistema y que será aprobado por el cliente y CTAIMA.

¿Cómo se llevará a cabo la implantación?

A la hora de establecer el schedule del proyecto definitivo y dependiendo de la disponibilidad y los trabajos a realizar, se programará con jornadas presenciales en vuestras instalaciones y jornadas on line desde nuestras oficinas, lo que nos permitirá incrementar la fluidez en la comunicación y mejorar el seguimiento del proyecto por ambas partes.

II. ESQUEMA DE IMPLANTACIÓN

El esquema de implantación de un Sistema de Gestión conlleva las siguientes fases:

III. NIVEL DE PRESTACIONES

En función de la disponibilidad de recursos (personal, tiempo…) que disponga la empresa, esta puede escoger entre tres modalidades del servicio de consultoría.

Las jornadas para la implantación del proyecto se definirán en función de las variables de la organización, su dimensionamiento dispondrá de un número de jornadas tanto presenciales como a distancia que permita el desarrollo completo del proyecto.

CONSULTORÍA ACTIVA – (*) El cliente dispone de recursos humanos, pero requiere ayuda de forma activa. El cliente finaliza los procedimientos a partir de documentos borrador que el consultor redacta. El consultor interviene parcialmente, guiando al cliente.

CONSULTORÍA COMPLETA – (*) El cliente no dispone de personal adecuadamente formado y el asesor actúa como responsable del sistema de gestión hasta la certificación. 

(*) Los 2 niveles de prestaciones conllevan la realización de todas las fases del esquema de implantación, incluyendo la auditoría interna, exceptuando la fase de mejora que consiste en el acompañamiento en la auditoría externa y el cierre de sus conformidades que solo se aplica a la consultoría Completa.

IV. VALOR AÑADIDO

¿Por qué elegir consultoría con CTAIMA?

• Porque en CTAIMA hablamos desde la propia experiencia, ya que nuestra empresa cuenta con certificados en Sistemas de Gestión.
• Porque nuestra experiencia nos avala, llevamos más de 16 años transmitiendo nuestros conocimientos y know how a través de un equipo multidisciplinar de exertos profesionales. 
• Estudiamos el marco empresarial actual y futuro de cada caso concreto para aportar una mejora innovadora e integrada en las organizaciones.
• Garantizamos el 100% del éxito en las auditorias de certificación de los Sistemas de Gestión a través de nuestro método de trabajo.

V. RESPONSABILIDADES DEL CLIENTE

Para que la implantación del servicio sea eficaz es necesario que el cliente se ajuste a lo siguiente:

1. La organización tiene que cumplir con todos los requerimientos legales que le sean de aplicación. En caso contrario, la presente oferta no contempla el coste de la adecuación a la normativa vigente de aplicación a las instalaciones en cuestión.
2. IMPORTANTE: Es necesario mantener el compromiso del programa establecido inicialmente. Si este programa se tuviera que actualizar más de dos veces por causas ajenas a CTAIMA, se procederá a la revisión de las condiciones económicas y contractuales de la presente oferta.
3. El cliente debe ser flexible en cuanto a los cambios que se requieran a nivel de organización, visión, misión y valores para implantar la metodología de Sistema de Gestión en la organización.
4. Los costes que derivan del plan de acción no están incluidos en la presente oferta. Las medidas que se llevarán a cabo del plan de acción podrán ser a coste 0, pero en algunos casos concretos deberán ser presupuestadas a parte (talleres, formaciones específicas…)
5. Es necesario establecer un trabajo conjunto y una comunicación directa y ágil entre el personal de CTAIMA y el responsable del Sistema de Gestión para que la implantación sea lo más eficaz y efectiva posible.

VI. RGPD, CONFIDENCIALIDAD y PROPIEDAD INTELECTUAL

1. GRUPO CTAIMA cumple con las obligaciones del Reglamento General de Protección de Datos 2016/679 (RGPD) y Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos. En consecuencia, los datos personales facilitados voluntariamente serán tratados con absoluta confidencialidad y exclusivamente para presentarle nuestra propuesta de servicios y realizar su seguimiento y, enviarle información comercial de nuestros productos y servicios, inclusive por medios electrónicos. Sus datos se conservarán hasta la aceptación o no de la propuesta y/o solicitud de baja comercial. Siempre podrá ejercer su derecho de acceso, rectificación, supresión, portabilidad, limitación y oposición dirigiéndose a los datos del responsable CTAIMA S.L., en la C/ Salvador Espriu 18, 43007 de Tarragona o en delegado-datos@ctaima.it. En el supuesto de que el servicio implique el acceso a datos de la responsabilidad del Cliente, GRUPO CTAIMA garantiza que sólo accederá a dichos datos personales siempre que sea estrictamente necesario para el desarrollo o cumplimiento del objeto y finalidad del acuerdo comercial que mantienen ambas entidades y siempre bajo las instrucciones que le proporcione el Responsable del Tratamiento, indicamos que de concretarse la relación contractual posterior a la presente oferta se suscribirá un CONTRATATO DE ENCARGADO DE TRATAMIENTO, según la exigencia del artículo 28.3 del Reglamento General de Protección de Datos (UE 2016/679).
2.  
3. Para todos los efectos desde el Grupo CTAIMA se prohíbe la copia o reproducción parcial o total del conjunto de contenidos elaborados desde el Grupo que (toda la información como presentaciones, material de comunicación, ofertas, presentaciones, revistas, artículos, textos, imágenes, vídeos, gráficos, logos, o cualquier material de apoyo comercial como son los blog, páginas web, entre otros) están protegidos por derechos de propiedad intelectual, derechos de autor e industrial propiedad de CTAIMA Outsourcing & Consulting, SL.

Es preciso remarcar que el hecho que se permita el acceso al contenido de propiedad del Grupo CTAIMA no implica la renuncia, transmisión o cesión total ni parcial de dichos derechos, ni falta u otorga ningún derecho de uso, alteración, explotación, reproducción, distribución o comunicación pública sobre dichos contenidos sin la previa y expresa autorización específicamente otorgada a tal efecto por parte del Grupo CTAIMA o del tercero titular de los derechos afectados.

En la misma línea, el Grupo CTAIMA es titular de los elementos que integran el diseño gráfico de su web, mailings, presentaciones, vídeos, post, fichas y materiales de apoyo comercial on-line y offline, los menús, botones de navegación, el código, los textos, imágenes, texturas, gráficos y cualquier otro contenido de la página web. 

Todas las marcas, nombres comerciales o signos distintivos mostrados en los distintos materiales y contenidos son propiedad del Grupo CTAIMA y, previamente requieren la autorización por el representante legal debidamente autorizado. El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones asumidas en la presente faculta al Grupo CTAIMA, parte perjudicada por el incumplimiento, a reclamar los daños y perjuicios causados mediante la interposición de una demanda judicial frente a la jurisdicción de los Jueces y Tribunales de Tarragona, con expresa renuncia a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

Condiciones Técnicas Implantación Rev.06/2021

Copyright © CTAIMA Outsourcing & Consulting, SL., es propietario de este contenido, por lo que se prohíbe su reproducción total o parcial. El incumplimiento de la presente la faculta para interponer las acciones legales pertinentes.

1.  OBJ­ETIVO

Los sistemas de gestión son herramientas excelentes de mejora, pero requieren personal especializado y, sobretodo, dedicación. Las empresas que han implantado un sistema de gestión se encuentran con las siguientes dificultades:

• Los Responsables de los Sistemas de Gestión tienen otras funciones y responsabilidades asignadas
• Las tareas del día a día suelen ser urgentes y prioritarias a los trabajos de mantenimiento del Sistema de Gestión
• La dedicación al Sistema de Gestión acaba siendo la mínima para mantener la certificación y el sistema se retoma justo antes de la auditoría, haciendo que esta tarea sea una sobre-carga de trabajo en momentos puntuales

CTAIMA conoce la gestión interna del Cliente así como la poca disponibilidad de tiempo del personal y el grado de formación de sus técnicos en el Sistema de Gestión. Por este motivo consideramos que la opción más adecuada para una estructura como la suya es la subcontratación del mantenimiento y mejora continuada del Sistema de Gestión, en adelante outsourcing del Sistema de Gestión.

2. OBJETIVO Y FUNDAMENTO

CTAIMA tiene como a objetivo garantizar a la empresa la optimización y rentabilidad del sistema de gestión mediante el servicio de outsourcing por parte de un técnico especializado. Las tareas de este técnico quedarán detalladas más adelante. El outsourcing del sistema de gestión por parte de una entidad externa a la propia aporta las siguientes ventajas:

• Externalización de todas las funciones, o de una parte, del Responsable del Sistema de Gestión
• Optimización y rentabilidad del Sistema de Gestión logrando los máximos beneficios que puede ofrecer una herramienta como esta
• El Sistema de Gestión estará en manos de un experto en asesoramiento y auditoría
• Experiencia en otras organizaciones que puede ser extrapolada a la vuestra
• Objetividad en el enfoque del sistema por el hecho de ser una persona externa a la organización
• Dedicación exclusiva a la mejora del sistema de gestión y aliena a otras funciones y responsabilidades propias de la empresa y del día a día
• Ahorro de la empresa en cuanto a formación del técnico y otros costes indirectos

3. ALCANCE  Y CONCLUSIONES

El alcance a la actuación del consultor tiene como a objetivo prioritario mantener el sistema de gestión implantado. En este sentido el consultor está supeditado al Responsable del Sistema de Gestión, de acuerdo con las funciones especificadas en los procedimientos del sistema.

Los trabajos por parte del consultor se realizarán en las instalaciones del cliente y de CTAIMA.

Siempre que la carga de trabajo vinculado a las funciones anteriormente mencionadas lo permita, el asesor podrá participar en otras actividades vinculadas al sistema de gestión, dando soporte al departamento de calidad, medio ambiente, prevención, o a otros departamentos.

El consultor podrá realizar formación de sensibilización –de calidad, medio ambiente o PRL- a los empleados, pero queda fuera del alcance de la presente oferta la impartición de cualquier otro tipo de formación.

Una vez se haya establecido el plan de trabajo por parte de CLIENTE y de CTAIMA, ambas partes se comprometerán a seguirlo estrictamente.

4. COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD

CTAIMA garantiza la confidencialidad de los datos e información en general referente al proceso, organización y producto a la que se accede y sea necesaria para la identificación de los requisitos legales aplicables.

El GRUPO CTAIMA cumple con las obligaciones del Reglamento General de Protección de Datos 2016/679 (RGPD) vigente a partir del 25 de mayo del año 2018. En consecuencia, los datos personales facilitados para la confección de nuestra oferta comercial son tratados con absoluta confidencialidad. Siempre podrá ejercer su derecho de acceso, rectificación, supresión, portabilidad, limitación y oposición dirigiéndose a los datos del responsable CTAIMA Outsourcing&Consulting S.L., en la C/ Salvador Espriu, 18, 43007 de Tarragona, y que al proveer de servicios que podrán implicar el acceso a datos de la responsabilidad del Cliente, queda configurado como Encargado de Tratamiento. En este sentido, CTAIMA garantiza que sólo accederá a dichos datos personales siempre que sea estrictamente necesario para el desarrollo o cumplimiento del objeto y finalidad del acuerdo comercial que mantienen ambas entidades y siempre bajo las instrucciones que le proporcione el Responsable del Tratamiento, indicamos que de concretarse la relación contractual posterior a la presente oferta se suscribirá un CONTRATATO DE ENCARGADO DE TRATAMIENTO, según la exigencia del artículo 28.3 del Reglamento General de Protección de Datos (UE 2016/679).

5. VALIDEZ DE LA OFERTA

La presente oferta tiene una validez de tres meses desde la fecha de su emisión. Si por causas ajenas a CTAIMA outsourcing & consulting, S.L., la implantación se retrasara más del tiempo previsto en la planificación establecida entre ambas partes, CTAIMA outsourcing & consulting, S.L. se reserva el derecho de revisar el presupuesto aprobado.

6. CONDICIONES CONTRACTUALES

En los días que se requiera la presencia de alguno de los responsables se comunicará previamente. Asimismo si se considerara necesario se variará la frecuencia de visitas con revisión del presente contrato.

La organización deberá cumplir con todos los requisitos legales que le sean de aplicación. En caso contrario, la presente oferta no contempla el coste de la adecuación a la normativa vigente de aplicación a las instalaciones en cuestión.

7. ACEPTACIÓN Y VIGENCIA DE LAS CONDICIONES DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO

Las condiciones técnicas de prestación descritas en el presente documento se mantendrán vigentes e inalterables mientras el contrato comercial esté vigente, excepto que exista acuerdo de ambas partes para modificar las especificaciones de la prestación del servicio. 

Mediante la presente, el cliente manifiesta conocer las especificaciones técnicas del servicio que ofrece CTAIMA Outsourcing & Consulting S.L.

CTAIMA Outsourcing & Consulting S.L. – Condiciones Técnicas Outsourcing Rev.06/2021

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